Come verificare le referenze e le certificazioni di un fornitore di servizi in Svizzera

Dalle referenze dichiarate alle prove verificabili

Una referenza commerciale o un certificato dichiarato resta un'affermazione finché non lo si riconduce a una fonte controllabile: una lista ufficiale, un registro pubblico, una banca dati o un attestato emesso da un'autorità. Prima di verificare, conviene distinguere tre categorie. La certificazione volontaria è un'attestazione rilasciata da un ente, spesso privato, secondo una norma o uno schema di settore. L'autorizzazione è un permesso amministrativo rilasciato da un'autorità pubblica per esercitare una determinata attività. La qualifica professionale è un titolo di studio o un attestato che abilita una persona all'esercizio di una professione.

Per le referenze commerciali — clienti passati, progetti, testimonianze — la verifica non passa da un registro pubblico ma dal contatto diretto. Chiedere referenze nominative con nome del cliente o committente, persona di contatto, periodo, ambito della prestazione e autorizzazione a contattarla. Poi verificare con il referente che ruolo, tipo di lavoro e risultato corrispondano a quanto dichiarato. Referenze anonime, generiche o prive di contatto verificabile non sono prove controllabili.

Ogni categoria segue un percorso di verifica diverso. Per una certificazione volontaria, chiedere il nome esatto dell'ente emittente, il numero di certificato e il registro pubblico in cui l'azienda dichiara di essere inserita. Per un'autorizzazione, verificare presso l'autorità competente che titolare, ambito e validità corrispondano a quanto dichiarato. Per una qualifica professionale, controllare l'autorità di riconoscimento e l'eventuale iscrizione a un registro professionale. In Svizzera esistono liste e banche dati federali o di settore che permettono di risalire all'ente emittente e allo stato del certificato; molte sono datate, quindi va controllata anche la data dell'ultimo aggiornamento.

Un errore frequente è trattare come equivalenti attestato, autorizzazione e certificazione aziendale. L'attestato riguarda la qualifica della persona o la legittimità dell'esercizio professionale. L'autorizzazione è un permesso amministrativo. La certificazione aziendale riguarda l'organizzazione nel suo insieme e non convalida automaticamente i titoli individuali dei collaboratori. Chiedere sempre quale documento il fornitore intende come prova e quale registro pubblico lo contiene.

Fonti ufficiali per la verifica di certificazioni in Svizzera

Aggiornamento delle liste ufficiali in Svizzera

Verificare firma elettronica e prestatori di certificazione

La firma elettronica è un procedimento tecnico che garantisce l'autenticità dei documenti elettronici e l'identità del firmatario. Si basa su un'infrastruttura a chiave pubblica (PKI) gestita da prestatori di servizi di certificazione (CSP). I CSP riconosciuti soddisfano i requisiti della legge sulla firma elettronica (FiEle, RS 943.03) e della relativa ordinanza (OFiEle, RS 943.032). L'UFCOM è competente per le regole tecniche e operative. I CSP che rilasciano e gestiscono certificati elettronici qualificati e regolamentati sono valutati e riconosciuti dall'organismo di riconoscimento KPMG (SCESm 0071); KPMG AG è attualmente l'unico organismo di riconoscimento accreditato in Svizzera. L'organismo annuncia i CSP riconosciuti e le modifiche, pubblicate nella lista del SECO (Excel/PDF; l'ultima versione indicata nella pagina è del 4 novembre 2024).

Per verificare un fornitore di servizi di certificazione, controllare se compare nella lista dei CSP riconosciuti pubblicata dal SECO. Se non vi figura, può comunque operare ricorrendo ai certificati di un prestatore di servizi di certificazione riconosciuto; per accertare questa collaborazione conviene rivolgersi direttamente al prestatore. Un documento firmato con firma elettronica qualificata si verifica gratuitamente sul sito ufficiale della Confederazione, caricando il documento. La firma elettronica e la firma autografa su un documento sono considerate equivalenti.

Se un fornitore non è sulla lista dei CSP riconosciuti e non chiarisce quale CSP riconosciuto emette i certificati che utilizza, la sua dichiarazione di conformità alla FiEle resta non verificata. In tal caso, chiedere per iscritto il nome del CSP riconosciuto e il numero del certificato.

Controllare certificati GMP/GDP e autorizzazioni sanitarie

Swissmedic rilascia certificati GMP e GDP alle aziende con sede in Svizzera, purché dispongano di un'autorizzazione d'esercizio valida. I certificati GMP/GDP si consultano gratuitamente nella banca dati SwissGMDP e si possono scaricare all'occorrenza. La consultazione in SwissGMDP è il primo passo per verificare che l'azienda dichiarata corrisponda al titolare del certificato e che il certificato esista. Poiché il rilascio presuppone un'autorizzazione d'esercizio valida, il certificato attesta indirettamente che l'azienda ne disponeva al momento del rilascio.

Se serve un certificato cartaceo con timbro e firma, si può richiedere tramite il portale Swissmedic, un metodo di trasmissione elettronica sicura fra richiedenti e Swissmedic. L'accesso al portale può essere richiesto esclusivamente dai singoli titolari delle autorizzazioni d'esercizio. Dopo l'attivazione del nuovo servizio da parte di Swissmedic, il titolare dell'autorizzazione d'esercizio può assegnare i diritti di accesso a terzi. L'emissione dei certificati GMP/GDP cartacei è a pagamento e la spedizione avviene per posta; i certificati sono rilasciati in lingua inglese e spetta alle aziende stesse provvedere a eventuali autenticazioni. Non confondere quindi la consultazione gratuita in SwissGMDP con il certificato cartaceo a pagamento: la prima basta per verificare esistenza e titolare, il secondo serve solo se è richiesta una copia autenticata.

Verificare registri tecnici e settoriali

Per i gestori di stazioni di ricarica (CPO) e i fornitori di servizi di ricarica (EMP) esiste un ID richiedibile tramite modulo. L'ID è valido solo dopo la conferma ufficiale dell'Ufficio federale dell'energia (UFE), vale in tutta Europa ed è consultabile pubblicamente nel registro nazionale degli ID. Se il fornitore dichiara di avere un ID CPO o EMP, verificare che compaia nel registro nazionale; se non c'è, l'ID non è ancora valido o non è stato confermato.

Nel settore della saldatura, l'Associazione Svizzera per la tecnica di saldatura (ASS) rilascia certificazioni aziendali. I committenti possono verificare l'inserzione dell'azienda sui pubblici registri. Gli auditor ASS sono anche abilitati a verificare il rispetto delle prescrizioni delle norme ISO 9001, ISO 3834, ISO 14001, ISO 45001, ECM e DGRL/PED; al cliente viene offerta la possibilità di beneficiare delle sinergie tra normative (ISO 9001, ISO 3834, EN 1090 e EN 15085) con verifiche interne solo annuali. Per controllare una certificazione ASS, chiedere il numero di certificato e l'iscrizione nel registro pubblico indicato dall'ASS.

Per le pompe di calore, il BFE nella sua pagina FAQ rinvia a www.wp-systemmodul.ch per un elenco di installatori qualificati in Svizzera. Se un installatore dichiara una qualifica in questo ambito, verificare se figura in tale elenco. In generale, per ogni certificato tecnico o settoriale occorre risalire all'ente emittente (UFE, ASS, BFE o altro) e al registro ufficiale in cui è pubblicato. Chiedere sempre il numero di certificato e il link diretto alla voce di registro; un PDF senza riferimento al registro non è una prova verificabile.

Titoli e qualifiche professionali: cosa si può verificare

Non esiste un riconoscimento internazionale automatico né una procedura valida per tutti i Paesi. Ogni Paese decide liberamente come regolamentare l'esercizio di una data professione e la relativa procedura di riconoscimento. Il riconoscimento dei titoli svizzeri all'estero compete al Paese ospitante. Le autorità del Paese in questione potrebbero chiedere alla Svizzera un apposito attestato. Gli attestati per le autorità degli Stati UE/AELS vengono redatti secondo le direttive UE e possono fornire informazioni sul livello della formazione svizzera, sull'esercizio legittimo dell'attività professionale in Svizzera e sull'esperienza professionale maturata in Svizzera. A seconda del tipo di titolo o attestato, in Svizzera sono competenti diverse autorità. Non esistono obblighi giuridici nei confronti dei Paesi terzi in materia di attestati; tuttavia, se un'autorità estera richiede un attestato di riconoscimento statale o un attestato del livello di formazione svizzera, è possibile richiedere tale documento alla SEFRI.

Per i titoli esteri usati in Svizzera, la verifica consiste nel controllare l'autorità competente per la professione e l'eventuale iscrizione a un registro professionale.

Etichette di sostenibilità: leggere bene la classificazione

Swisstainable è un programma di sostenibilità con un sistema di classificazione e non costituisce una certificazione a sé stante. L'assegnazione a uno dei tre livelli indica quali requisiti e attestati riconosciuti un'azienda o una destinazione soddisfa al momento della verifica da parte dell'ufficio Swisstainable. Se un fornitore dichiara di essere Swisstainable, chiedere a quale livello è classificato e quali certificati riconosciuti ha presentato; il livello è una fotografia al momento della verifica, non una certificazione permanente.

Lo Swisstainable-Hub raccoglie storie ed esempi di buone pratiche di fornitori di servizi Swisstainable e Swisstainable Destination, con filtri per trovare rapidamente gli articoli pertinenti. Per controllare un fornitore, usare l'hub per cercare esempi e verificare se il livello dichiarato corrisponde a quanto pubblicato; la nota su Swisstainable conferma che si tratta di una classificazione e non di una certificazione, quindi non accettare un livello Swisstainable come sostituto di un certificato di sostenibilità riconosciuto.

Checklist e segnali d'allarme

Passi operativi. 1) Identificare il tipo di prova: referenza commerciale, certificazione volontaria, autorizzazione o qualifica professionale. Per le referenze commerciali, chiedere nominativi, contatti, periodo e ambito della prestazione e verificare con il referente. 2) Trovare l'ente emittente e il registro ufficiale o la banca dati in cui è pubblicato. 3) Controllare che titolare, ambito e validità corrispondano a quanto dichiarato. 4) Chiedere l'accesso alla banca dati o una copia autenticata se necessaria: per i certificati GMP/GDP la consultazione è gratuita in SwissGMDP, mentre il certificato cartaceo si richiede tramite il portale Swissmedic ed è a pagamento; per i CSP la lista è pubblicata dal SECO; per gli ID CPO/EMP il registro nazionale è pubblico; per le certificazioni ASS il committente può verificare l'inserzione sui pubblici registri. 5) Incrociare le dichiarazioni con le liste ufficiali (ad esempio, verificare se un CSP figura nella lista dei riconosciuti o se un fornitore è nell'elenco degli installatori di pompe di calore). 6) Conservare le prove: schermate, PDF, date di consultazione e numeri di certificato.

Segnali d'allarme. Un certificato non riconducibile a un ente emittente identificabile o a un registro ufficiale. Liste scadute o non datate: controllare la data dell'ultimo aggiornamento, come per la lista CSP del SECO indicata al 4 novembre 2024. Confusione tra classificazione e certificazione: Swisstainable è un sistema di classificazione, non una certificazione a sé stante. Uso di titoli esteri senza attestato o senza verifica dell'autorità competente. Fornitore che non figura nella lista dei CSP riconosciuti e non dimostra di operare tramite un CSP riconosciuto. Certificato GMP/GDP cartaceo presentato come unica prova quando la banca dati SwissGMDP è consultabile gratuitamente. Certificazione aziendale presentata come qualifica individuale di un collaboratore.