Comment vérifier les références et certifications d’un prestataire en Suisse

Des références déclarées aux preuves vérifiables

Une référence commerciale ou un certificat déclaré reste une affirmation tant qu’on ne le rattache pas à une source contrôlable : une liste officielle, un registre public, une base de données ou une attestation délivrée par une autorité.

Avant de procéder à la vérification, il convient de distinguer trois catégories. La certification volontaire est une attestation délivrée par un organisme, souvent privé, selon une norme ou un schéma sectoriel. L’autorisation est un permis administratif octroyé par une autorité publique pour exercer une activité déterminée. La qualification professionnelle est un titre d’études ou une attestation qui habilite une personne à l’exercice d’une profession.

Pour les références commerciales — clients passés, projets, témoignages — la vérification ne passe pas par un registre public mais par un contact direct. Demandez des références nominatives avec le nom du client ou du maître d’ouvrage, la personne de contact, la période, le domaine de la prestation et l’autorisation de la contacter. Vérifiez ensuite auprès du référent que le rôle, le type de travail et le résultat correspondent à ce qui a été déclaré. Les références anonymes, génériques ou dépourvues de contact vérifiable ne constituent pas des preuves contrôlables.

Chaque catégorie suit un parcours de vérification différent. Pour une certification volontaire, demandez le nom exact de l’organisme émetteur, l’identifiant du certificat et le registre public dans lequel l’entreprise déclare être inscrite. Pour une autorisation, vérifiez auprès de l’autorité compétente que le titulaire, le domaine et la validité correspondent à ce qui a été déclaré. Pour une qualification professionnelle, contrôlez l’autorité de reconnaissance et l’éventuelle inscription à un registre professionnel.

En Suisse, il existe des listes et des bases de données fédérales ou sectorielles qui permettent de remonter à l’organisme émetteur et à l’état du certificat. Beaucoup sont datées : vérifiez également la date de la dernière mise à jour.

Une erreur fréquente consiste à traiter comme équivalents l’attestation, l’autorisation et la certification d’entreprise. L’attestation concerne la qualification de la personne ou la légitimité de l’exercice professionnel. L’autorisation est un permis administratif. La certification d’entreprise concerne l’organisation dans son ensemble et ne valide pas automatiquement les titres individuels des collaborateurs.

Demandez toujours quel document le prestataire entend fournir comme preuve et dans quel registre public il figure.

Différences entre certification, autorisation et qualification professionnelle

Sources officielles pour la vérification des certifications en Suisse

Vérifier la signature électronique et les prestataires de services de certification

La signature électronique est une procédure technique qui garantit l’authenticité des documents électroniques et l’identité du signataire. Elle repose sur une infrastructure à clés publiques (ICP) gérée par des prestataires de services de certification (PSC).

Les PSC reconnus satisfont aux exigences de la loi sur la signature électronique (LSE, RS 943.03) et de son ordonnance (OLSE, RS 943.032). L’OFCOM est compétent pour les règles techniques et opérationnelles.

Les PSC qui délivrent et gèrent des certificats électroniques qualifiés et réglementés sont évalués et reconnus par l’organisme de reconnaissance KPMG (SCESm 0071). KPMG AG est actuellement le seul organisme de reconnaissance accrédité en Suisse.

L’organisme annonce les PSC reconnus et les modifications, publiés dans la liste du SECO (Excel/PDF). La dernière version indiquée sur la page date du 4 novembre 2024.

Pour vérifier un prestataire de services de certification, contrôlez s’il figure dans la liste des PSC reconnus publiée par le SECO.

S’il n’y figure pas, il peut néanmoins opérer en recourant aux certificats d’un prestataire de services de certification reconnu. Pour confirmer cette collaboration, adressez-vous directement au prestataire.

Un document signé avec une signature électronique qualifiée se vérifie gratuitement sur le site officiel de la Confédération, en téléchargeant le document. La signature électronique et la signature manuscrite sur un document sont considérées comme équivalentes.

Si un prestataire ne figure pas sur la liste des PSC reconnus et ne précise pas quel PSC reconnu émet les certificats qu’il utilise, sa déclaration de conformité à la LSE reste non vérifiée. Dans ce cas, demandez par écrit le nom du PSC reconnu et le numéro du certificat.

Contrôler les certificats BPF/BPD et les autorisations sanitaires

Swissmedic délivre des certificats BPF (Bonnes Pratiques de Fabrication) et BPD (Bonnes Pratiques de Distribution) aux entreprises établies en Suisse, à condition qu’elles disposent d’une autorisation d’exercer valable. Les certificats BPF/BPD peuvent être consultés gratuitement dans la base de données SwissGMDP et téléchargés si nécessaire.

La consultation dans SwissGMDP est la première étape pour vérifier que l’entreprise déclarée correspond au titulaire du certificat et que le certificat existe.

Étant donné que la délivrance suppose une autorisation d’exercer valable, le certificat atteste indirectement que l’entreprise en disposait au moment de la délivrance.

Si un certificat papier avec cachet et signature est nécessaire, il peut être demandé via le portail Swissmedic, une méthode de transmission électronique sécurisée entre les demandeurs et Swissmedic.

L’accès au portail peut être demandé exclusivement par les titulaires individuels des autorisations d’exercer. Après l’activation du nouveau service par Swissmedic, le titulaire de l’autorisation d’exercer peut attribuer les droits d’accès à des tiers.

L’émission des certificats BPF/BPD papier est payante et l’envoi se fait par la poste. Les certificats sont délivrés en anglais ; il incombe aux entreprises de procéder aux éventuelles légalisations.

Ne confondez pas la consultation gratuite dans SwissGMDP avec le certificat papier payant. La première suffit pour vérifier l’existence et le titulaire ; le second ne sert que si une copie certifiée conforme est requise.

Vérifier les registres techniques et sectoriels

Pour les gestionnaires de stations de recharge (CPO) et les fournisseurs de services de recharge (EMP), il existe un ID pouvant être demandé via un formulaire.

L’ID n’est valable qu’après la confirmation officielle de l’Office fédéral de l’énergie (OFEN), il est valable dans toute l’Europe et est consultable publiquement dans le registre national des ID.

Si le prestataire déclare disposer d’un ID CPO ou EMP, vérifiez qu’il figure dans le registre national. S’il n’y figure pas, l’ID n’est pas encore valable ou n’a pas été confirmé.

Dans le secteur du soudage, l’Association suisse pour la technique du soudage (ASS) délivre des certifications d’entreprise. Les maîtres d’ouvrage peuvent vérifier l’inscription de l’entreprise dans les registres publics.

Les auditeurs de l’ASS sont également habilités à vérifier le respect des prescriptions des normes ISO 9001, ISO 3834, ISO 14001, ISO 45001, ECM et DGRL/PED.

Le client a la possibilité de bénéficier des synergies entre les normes (ISO 9001, ISO 3834, EN 1090 et EN 15085) avec des vérifications internes uniquement annuelles.

Pour contrôler une certification ASS, demandez l’identifiant du certificat et l’inscription dans le registre public indiqué par l’ASS.

Pour les pompes à chaleur, l’OFEN renvoie dans sa page FAQ à www.wp-systemmodul.ch pour une liste d’installateurs qualifiés en Suisse. Si un installateur déclare une qualification dans ce domaine, vérifiez s’il figure dans cette liste.

De manière générale, pour tout certificat technique ou sectoriel, il faut remonter à l’organisme émetteur (OFEN, ASS, OFEN ou autre) et au registre officiel où il est publié.

Demandez toujours le code du certificat et le lien direct vers l’entrée du registre. Un PDF sans référence au registre n’est pas une preuve vérifiable.

Titres et qualifications professionnelles : ce qui peut être vérifié

Il n’existe ni reconnaissance internationale automatique ni procédure valable pour tous les pays. Chaque pays décide librement de la manière de réglementer l’exercice d’une profession donnée et la procédure de reconnaissance correspondante.

La reconnaissance des titres suisses à l’étranger relève du pays d’accueil. Les autorités du pays concerné pourraient demander à la Suisse une attestation spécifique.

Les attestations pour les autorités des États de l’UE/AELE sont rédigées selon les directives de l’UE. Elles peuvent fournir des informations sur le niveau de la formation suisse, sur l’exercice légitime de l’activité professionnelle en Suisse et sur l’expérience professionnelle acquise en Suisse.

Selon le type de titre ou d’attestation, différentes autorités sont compétentes en Suisse.

Il n’existe aucune obligation juridique envers les pays tiers en matière d’attestations. Si une autorité étrangère demande une attestation de reconnaissance étatique ou une attestation du niveau de formation suisse, il est possible de demander ce document à la SEFRI.

Pour les titres étrangers utilisés en Suisse, la vérification consiste à contrôler l’autorité compétente pour la profession et l’éventuelle inscription à un registre professionnel.

Labels de durabilité : bien lire la classification

Swisstainable est un programme de durabilité doté d’un système de classification et ne constitue pas une certification à part entière.

L’attribution à l’un des trois niveaux indique quels exigences et attestats reconnus une entreprise ou une destination satisfait au moment de la vérification par le bureau Swisstainable.

Si un prestataire déclare être Swisstainable, demandez à quel niveau il est classé et quels certificats reconnus il a présentés. Le niveau est un instantané au moment de la vérification, pas une certification permanente.

Le Swisstainable-Hub rassemble des histoires et des exemples de bonnes pratiques de prestataires de services Swisstainable et de destinations Swisstainable, avec des filtres pour trouver rapidement les articles pertinents.

Pour contrôler un prestataire, utilisez le hub pour rechercher des exemples et vérifier si le niveau déclaré correspond à ce qui est publié.

La note sur Swisstainable confirme qu’il s’agit d’une classification et non d’une certification. N’acceptez pas un niveau Swisstainable comme substitut d’un certificat de durabilité reconnu.

Checklist et signaux d’alarme

Étapes opérationnelles. 1) Identifier le type de preuve : référence commerciale, certification volontaire, autorisation ou qualification professionnelle.

Pour les références commerciales, demandez les nominatifs, contacts, la période et le domaine de la prestation. Vérifiez ensuite avec le référent.

Pour les PSC, la liste est publiée par le SECO. Pour les ID CPO/EMP, le registre national est public. Pour les certifications ASS, le maître d’ouvrage peut vérifier l’inscription dans les registres publics.

Signaux d’alarme. Un certificat non rattachable à un organisme émetteur identifiable ou à un registre officiel.

Listes périmées ou non datées : vérifiez la date de la dernière mise à jour, comme pour la liste PSC du SECO indiquée au 4 novembre 2024.

Confusion entre classification et certification : Swisstainable est un système de classification, pas une certification à part entière.

Utilisation de titres étrangers sans attestation ou sans vérification de l’autorité compétente.

Prestataire qui ne figure pas dans la liste des PSC reconnus et ne démontre pas qu’il opère via un PSC reconnu.

Certificat BPF/BPD papier présenté comme seule preuve alors que la base de données SwissGMDP est consultable gratuitement.

Certification d’entreprise présentée comme qualification individuelle d’un collaborateur.