Comment vérifier une entreprise de nettoyage en Suisse : permis et assurances

Pourquoi vérifier une entreprise de nettoyage avant de lui confier un mandat

Vérifier une entreprise de nettoyage signifie contrôler deux aspects. Premièrement : la régularité des personnes qui entrent dans les locaux, à savoir leur statut de séjour et leur autorisation de travailler. Deuxièmement : la couverture des risques, c'est-à-dire les assurances sociales, accidents, maladie et, le cas échéant, la responsabilité civile.

En Suisse, la plupart de ces obligations incombent à l'employeur, et non au mandant : c'est à l'entreprise de gérer les assurances sociales obligatoires pour elle-même et pour ses collaborateurs (hotela.ch). Pour les permis de travail, les démarches sont effectuées auprès des autorités cantonales compétentes ; la SEM fournit aux employeurs les informations fédérales (DFAE ; SEM).

Pour un mandant — qu'il s'agisse d'un ménage, d'une administration immobilière ou d'un bureau — demander les documents à l'entreprise permet de réduire deux risques concrets : employer des personnes non autorisées à travailler et subir des dommages matériels ou corporels non couverts.

Contrôler les permis de travail et de séjour du personnel employé

Le document de voyage valide et le visa éventuel concernent l'entrée en Suisse, mais ne remplacent pas le permis nécessaire pour exercer une activité lucrative. Celui qui vérifie une entreprise doit donc contrôler le titre de séjour permettant de travailler, et ne pas se limiter aux documents d'entrée (lugano.ch).

L'employeur présente la demande d'autorisation auprès des autorités cantonales compétentes ; la procédure dépend du cas et du titre requis (lugano.ch). Pour l'entreprise, le contrôle commence par l'identification du permis valide pour chaque personne affectée au mandat.

Le permis B est délivré aux citoyens de l'UE/AELE qui souhaitent s'établir en Suisse pour y exercer une activité lucrative (salariée ou indépendante) ou pour y séjourner sans activité lucrative ; il est valable cinq ans et doit être renouvelé à son expiration (lugano.ch).

Pour exercer une activité lucrative, une déclaration d'embauche de l'employeur ou une attestation de travail, par exemple le contrat, est requise. Les travailleurs indépendants doivent prouver que leur activité est effective et durable (lugano.ch).

Le permis C peut être accordé aux personnes résidant régulièrement en Suisse, généralement depuis au moins dix ans, avec un permis de séjour B. Il donne droit à un séjour illimité et non soumis à des conditions (lugano.ch).

Les conditions des permis dépendent de la catégorie et de la situation de la personne. Pour chaque employé, il convient de vérifier le titre valide auprès de l'autorité compétente (lugano.ch).

Pour le titulaire de l'entreprise, l'exigence minimale consiste à demander, pour chaque personne employée dans le cadre du mandat, le type de permis, sa validité et sa date d'expiration. Un permis expiré ou le début d'une activité lucrative avant la délivrance de l'autorisation constituent les deux cas d'irrégularité les plus simples à identifier lors d'un contrôle documentaire.

Qui effectue les démarches et ce que l'entreprise peut prouver

L'embauche d'un travailleur étranger est soumise à l'obtention d'un permis et l'employeur effectue les démarches auprès des autorités cantonales compétentes. Pour les informations destinées aux employeurs, le DFAE renvoie à la SEM ; le visa ne peut être délivré tant que les autorisations nécessaires n'ont pas été accordées (DFAE ; SEM).

Les procédures sont partiellement numérisées. Depuis le 1er janvier 2019, pour les personnes admises provisoirement et les réfugiés reconnus souhaitant exercer une activité lucrative, une simple notification aux autorités du travail suffit. La nouvelle procédure de notification en ligne via EasyGov.swiss, le portail en ligne pour les entreprises, a été introduite en août 2021 et est disponible pour les entreprises dans les 26 cantons.

Depuis avril 2022, les demandes de permis pour les frontaliers citoyens de l'UE/AELE peuvent être traitées dans les cantons pilotes de Thurgovie et de Zurich. Le canton de Saint-Gall s'y est ajouté, avec Argovie prévue pour suivre, puis les autres cantons par étapes (EasyGov.swiss).

L'entreprise peut présenter la confirmation du permis ou de l'autorisation, indiquant le type et la validité. Elle peut également montrer la preuve de la notification en ligne pour les catégories admises. Toutefois, elle ne peut se substituer à l'autorité : la délivrance du permis reste de compétence cantonale. Le client peut demander confirmation du type d'autorisation. Il ne peut exiger de l'entreprise une garantie qui ne lui incombe pas.

Assurances sociales et CCT Nettoyage : vérifications pour l'entreprise

En tant qu'employeur, l'entreprise de nettoyage est responsable de toutes les assurances sociales obligatoires pour elle-même et pour ses collaborateurs. En règle générale, les cotisations sont versées conjointement par l'employeur et l'employé. Font exception les primes pour les accidents professionnels et non professionnels ainsi que les contributions à la caisse de compensation pour les allocations familiales (hotela.ch).

L'assurance du 1er pilier — AVS/AI, indemnités pour perte de gain (IPG) et assurance-chômage (AC) — est obligatoire pour tous les collaborateurs, sauf rares exceptions. L'IPG comprend également les indemnités de maternité, de paternité, les frais de garde et d'adoption (hotela.ch).

Lors de sa création, une entreprise doit s'affilier à une caisse de compensation AVS. Les nouveaux collaborateurs doivent être annoncés immédiatement ; l'inscription vaut également pour l'AVS, l'AI, l'IPG et l'AC. Les cotisations sont calculées sur la masse salariale et réparties à parts égales entre l'employeur et l'employé. L'entreprise verse à la caisse les cotisations patronales et salariales, puis déduit du salaire le pourcentage correspondant (hotela.ch).

La prévoyance professionnelle LPP constitue un contrôle distinct du premier pilier. L'obligation s'applique aux travailleurs déjà assurés au 1er pilier qui gagnent au moins 22'680 francs par an (2025) (bsv.admin.ch). L'assurance obligatoire commence avec le rapport de travail, au plus tôt le 1er janvier suivant le 17e anniversaire (bsv.admin.ch).

Au Tessin, le décret du Conseil d'État du 24 mai 2023 a rendu la Convention Collective de Travail (CCT) généralement obligatoire au niveau cantonal dès le 1er janvier 2023 pour le personnel des entreprises de nettoyage et de facility services (SECO). En Suisse alémanique, Unia indique que la CCT est contraignante pour les entreprises comptant plus de cinq collaborateurs et que les principales conditions salariales et de travail s'appliquent également aux petites entreprises (Unia).

Obligations d'assurance pour une entreprise de nettoyage en Suisse

Accidents et maladie : couvertures de l'entreprise de nettoyage

La couverture contre les accidents professionnels est un élément à vérifier avec l'entreprise. Demandez la police d'assurance et contrôlez qu'elle identifie la couverture relative au personnel employé pour le mandat.

Les règles cantonales sur les contrats-types de travail pour le personnel domestique ne doivent pas être automatiquement transférées à une entreprise de nettoyage. Pour les entreprises, il est utile de vérifier séparément la couverture d'assurance maladie et les obligations salariales de l'employeur.

Sur le plan individuel, l'assurance de base LAMal est obligatoire pour toutes les personnes résidant en Suisse.

Pour les obligations de notification et de cotisation AVS, AI et AC, la référence est la caisse de compensation (hotela.ch). Pour une entreprise de nettoyage, demandez la confirmation de la couverture d'assurance de l'entreprise et n'appliquez pas au contrat avec la société les règles prévues pour ceux qui engagent directement du personnel domestique.

Responsabilité civile et autres couvertures utiles

Il faut distinguer les assurances obligatoires des assurances facultatives ou recommandées. En Suisse, les entreprises doivent souscrire par loi une série d'assurances, dont l'AVS/AI/IPG/AC. À côté de celles-ci, il est possible — et souvent judicieux — de choisir des assurances facultatives couvrant les dommages tant pour le personnel salarié que pour l'entreprise. Des sanctions sont prévues pour les entreprises dépourvues d'une assurance obligatoire (visavis.ch).

Les risques opérationnels varient considérablement d'un secteur à l'autre et doivent être évalués au cas par cas. Parmi les exemples de dommages corporels et matériels : une livraison erronée causant des dommages financiers à un client, un dégât des eaux dans les bureaux endommageant le magasin adjacent, ou une visiteuse glissant sur un sol mouillé.

Les risques significatifs peuvent découler des activités opérationnelles, des installations, des produits, d'événements et de foires, de menaces environnementales soudaines et des absences prolongées de collaborateurs pour maladie ou accident (visavis.ch).

Pour une entreprise de nettoyage travaillant dans les locaux de tiers, il est approprié d'évaluer les couvertures en fonction des risques opérationnels. Parmi les risques à considérer figurent les dommages corporels ou matériels (visavis.ch).

Checklist pour les mandants : quoi demander et comment lire les documents

Pour chaque employé, demandez une attestation de travail ou un contrat indiquant le type et la validité du permis (lugano.ch). Pour l'entreprise, exigez la preuve d'affiliation et l'annonce AVS, la police LAA, la couverture maladie éventuelle et l'attestation LPP pour les personnes assujetties (hotela.ch ; bsv.admin.ch). Demandez une copie de la CCT Nettoyage applicable, vérifiez la catégorie et le salaire minimum, et notez la commission paritaire compétente (SECO ; Unia). Vérifiez également la police RC entreprise, si elle existe (visavis.ch).

Auprès de l'autorité cantonale, vérifiez le type et la validité du permis ; auprès de la caisse AVS, l'annonce effective et le versement des cotisations. Pour la LPP et la LAA, demandez confirmation à la caisse de pension ou à l'assureur. Dans la CCT applicable, contrôlez la catégorie, le salaire minimum et les dispositions sur la sécurité au travail et la protection de la santé, en consultant la commission paritaire compétente (SECO ; Unia).

Pour la LAA, distinguez les accidents professionnels de la couverture des accidents non professionnels. La police de l'entreprise doit clarifier quelles couvertures sont effectivement assurées.

L'AVS/AI/IPG/AC et la LPP, lorsque les conditions sont remplies, sont des obligations de l'employeur ; pour les accidents professionnels, demandez à l'entreprise des informations sur la couverture. Pour la maladie, demandez quelles couvertures d'assurance et obligations salariales s'appliquent.

Checklist pour les mandants : documents à demander et à vérifier

Limites de la vérification et quand s'adresser aux autorités

La vérification des documents ne remplace pas un conseil juridique ou cantonal et ne suffit pas à elle seule à établir la régularité d'un rapport de travail. Elle sert à identifier les points sur lesquels demander des éclaircissements à l'autorité compétente ou à l'assureur.

Pour les permis, la compétence est cantonale : la SEM publie la liste des autorités cantonales de la migration et chargées du marché du travail, et c'est auprès d'elles que l'employeur effectue les démarches. Sur le portail EasyGov.swiss, les procédures de notification et d'autorisation en ligne pour les permis de travail selon le droit des étrangers sont disponibles, avec une extension progressive à de nouvelles catégories de permis et à de nouveaux cantons.

Pour les assurances sociales, la référence pour les obligations de notification et de cotisation — par exemple AVS, AI et AC — est la caisse de compensation.

Pour les permis de travail, le DFAE oriente les employeurs vers les informations de la SEM ; les démarches s'effectuent auprès des autorités cantonales compétentes (DFAE). Pour l'AVS, l'AI et l'AC, la référence reste la caisse de compensation (hotela.ch). Lorsqu'une CCT s'applique, vérifiez également les conditions salariales et de travail prévues et consultez la commission paritaire compétente (SECO ; Unia).