Quels coûts inclure dans un contrat de maintenance pour locaux commerciaux ?

Maintenance ordinaire ou extraordinaire : qui paie quoi

En Suisse, le contrat de bail est régi par le Code des obligations. Outre le loyer, le preneur doit maintenir l’immeuble en bon état grâce à la maintenance ordinaire nécessaire et signaler au bailleur les dommages nécessitant une intervention. La maintenance ordinaire courante est généralement à la charge du preneur et ne peut être imputée à la propriété. Ce qui dépasse ce périmètre doit faire l’objet d’un accord et d’un financement distinct.

Le contrat doit définir qui contacte l’artisan, qui autorise la dépense et dans quel délai le dommage doit être signalé. Si le preneur ne s’acquitte pas de ses obligations avec diligence, le bailleur peut exiger la réparation du dommage ou une indemnisation. En cas de persistance après mise en demeure, l’art. 257f al. 3 CO permet la résiliation.

Un contrat qui ne répartit pas clairement les signalements et les interventions laisse au bailleur la charge de relancer le preneur. Le risque est celui d’une mise en demeure formelle pour des travaux qui auraient dû relever de la gestion courante.

Les postes composant le prix peuvent être nommés un par un : forfait de maintenance, matériaux de construction, salaires des branches du bâtiment, taxes de construction avec les frais de dossier, assurance cantonale des bâtiments, quote-part des charges communes de l’immeuble. Le contrat doit préciser qui supporte chaque poste.

Deux de ces postes se quantifient à l’aide d’un indice public : les matériaux de construction et les salaires des branches du bâtiment, relevés par l’indice des prix à la construction. Pour les autres — taxes de construction, frais de dossier, assurance cantonale des bâtiments, quote-part des charges communes — le montant doit être vérifié auprès du canton, de la commune compétente et de la communauté des propriétaires.

L’ordonnance fédérale concernant la location et le sous-louage de locaux commerciaux renvoie à l’art. 269a let. a CO : pour les locaux commerciaux, la comparaison peut se faire sur la base des prix au mètre carré en usage dans le quartier. Le mètre carré est donc le paramètre sur lequel se quantifie l’équité du loyer. Il doit être indiqué dans le contrat, ainsi que l’indice d’adaptation.

Clauses essentielles à inclure dans le contrat de maintenance

Maintenance ordinaire vs. extraordinaire : responsabilités et coûts

Immeubles en propriété par étages : la clé de répartition des charges

Si les locaux commerciaux se trouvent dans un immeuble en propriété par étages (art. 712a et suiv. CC), la maintenance ne se limite pas à la relation entre bailleur et preneur : entrent en jeu les charges communes de l’immeuble. Les propriétaires par étages répondent des parties à usage exclusif et des parties communes. Les charges relatives aux parties communes sont réparties entre les copropriétaires. Même un local à usage exclusif génère donc des coûts partagés, qui s’ajoutent aux coûts internes.

La quote de valeur — la part de l’ensemble de l’immeuble fixée dans l’acte constitutif — détermine normalement aussi la quote-part de participation aux charges communes, sauf règlement contraire de la communauté des propriétaires.

Avant de signer un contrat de maintenance, il faut se procurer le règlement et le tableau des quotes. Il convient de vérifier quelles interventions ont déjà été décidées par l’assemblée et comment elles sont financées. Le contrat doit ensuite établir comment les prestations convenues se coordonnent avec les décisions de la communauté des propriétaires. On évite ainsi de payer deux fois la même intervention : comme quote-part condominiale et comme forfait de maintenance.

Pour un local commercial en propriété par étages, les blocs de coûts sont au nombre de deux : les charges internes couvertes par le forfait et la quote-part sur les parties communes décidée par l’assemblée. Le devis les tient séparés, sinon la même intervention figure deux fois.

La quote de valeur est fixée dans l’acte constitutif, authentifié officiellement et présenté à l’Office du registre foncier ; la propriété par étages, introduite en 1965, n’existe qu’après l’inscription. La quote-part des charges communes n’est pas un forfait, mais un pourcentage de l’ensemble de l’immeuble. Le devis doit mentionner la quote de valeur, et non seulement le total décidé par l’assemblée.

Procédure pour la répartition des charges en propriété par étages

Matériaux et main-d’œuvre : les deux postes qui font bouger les prix

Selon l’indice des prix à la construction, les coûts de construction en Suisse ont traversé trois phases. De 1998 à 2010, ils ont augmenté, puis il y a eu une décennie de stagnation. Avec la pandémie de coronavirus, on a constaté une nouvelle forte hausse en 2021, qui s’est calmée depuis la fin 2023.

La hausse la plus récente a touché de manière assez uniforme tous les types de bâtiments et d’infrastructures. Elle est allée d’un minimum de 17 % pour la construction d’un passage inférieur à un maximum de 23 % pour la réalisation d’une route. Des hausses aussi homogènes indiquent des facteurs moteurs communs : les prix des matériaux de construction et les salaires plus élevés dans les différentes branches du secteur du bâtiment.

Sur le long terme, les chiffres aident à calibrer les clauses contractuelles. De 1998 à 2024, les hausses vont de +53 % à +57 % pour le génie civil et la construction de routes. Les nouvelles maisons multifamiliales coûtent 42 % de plus. Les prix à la consommation, selon l’Office fédéral de la statistique, n’ont augmenté que de 16 % sur la même période.

Les coûts de construction ont donc augmenté nettement plus que le renchérissement général. Un forfait de maintenance fixe sur plusieurs années tend par conséquent à s’éroder. Il convient d’ancrer l’adaptation à un indice reconnu et de distinguer les interventions programmées, négociées à l’avance, des réparations ponctuelles, pour lesquelles le prestataire applique des conditions moins favorables.

Les coûts de construction sont relevés par phases de travail. Dans certaines régions, la nette majorité de ces composantes s’avère significativement plus chère ou plus avantageuse que la moyenne nationale.

De 1998 à 2024, les coûts de construction ont augmenté de 40 à 60 % : les matériaux de construction et les salaires des branches du bâtiment sont les facteurs moteurs communs. Les prix actuels des matériaux et les tarifs horaires se demandent au prestataire ; l’adaptation pluriannuelle du forfait s’ancre à l’indice des prix à la construction.

Facteurs moteurs du coût de la maintenance

Augmentation des coûts de construction par type d’ouvrage (2021)

La même intervention, des coûts différents : la région et le moment comptent

L’évolution des coûts n’est pas uniforme non plus sur le territoire. Entre 1998 et 2000, les coûts ont augmenté de la même manière dans les sept régions suisses. Par la suite, en Suisse centrale, on a observé une correction de 10 % en trois ou quatre ans. Dans la région lémanique et au Tessin, en revanche, les coûts n’ont pas diminué.

Les différences régionales ne se sont pas atténuées, mais accentuées. Dans la région lémanique et au Tessin, les coûts ont pratiquement augmenté de 50 % par rapport à il y a environ 35 ans. En Suisse centrale, les augmentations, soit 35 %, ont été les plus contenues. Dans certaines régions, la nette majorité des composantes de coût s’avère significativement plus chère ou plus avantageuse que la moyenne nationale.

Pour un contrat sur des locaux commerciaux, une référence basée sur la moyenne nationale peut ne pas représenter l’objet. C’est surtout le cas du Tessin et de la région lémanique. La durée, la clause d’indexation et la définition territoriale doivent être établies sur la base des données de la région où se trouve l’immeuble. Il convient de vérifier périodiquement que la référence choisie ne s’est pas écartée de l’évolution locale.

Il n’existe pas de référence unique pour toute la Suisse : la statistique des coûts distingue sept régions. Pour le Tessin et le Léman, les hausses frôlent les 50 %.

Le contrat doit citer la région statistique où se trouve l’immeuble : le relevé des coûts en distingue sept. Un forfait indexé sur la moyenne nationale ne représente ni le Tessin ni le Léman, où les hausses frôlent +50 % contre +35 % en Suisse centrale.

Augmentation des coûts de construction en Suisse : comparaison régionale (1998–2024)

Taxes de construction et frais accessoires à prendre en compte

Les taxes de construction relèvent de la compétence des cantons et des communes. Le montant doit donc être vérifié sur place avant d’établir le devis de l’intervention.

Le contrat doit établir qui présente la demande et qui assume la taxe et les frais de dossier. Il doit également indiquer qui prend en charge d’éventuelles demandes complémentaires de l’autorité. Il faut définir comment se répartit le risque d’un refus ou d’un retard qui bloquerait le chantier. Sans cette clause, la charge accessoire reste facilement à la charge de la propriété, même lorsque la requête est présentée par le gestionnaire de la maintenance.

Parmi les frais accessoires, il faut prendre en compte l’assurance cantonale des bâtiments. Dans la plupart des cantons suisses, il est obligatoire de la souscrire contre les dommages causés par l’incendie. Le contrat doit indiquer qui la finance.

Aucun de ces deux postes n’a un montant unique au niveau suisse : la taxe de construction et les frais de dossier dépendent du canton et de la commune, la prime de l’assurance cantonale des bâtiments dépend de l’assureur du canton où se trouve l’immeuble. Ils doivent être exposés dans le contrat comme des postes distincts, avec l’indication de qui présente la demande.

La maintenance reportée : le coût qui ne figure pas dans le devis

La négligence du preneur à préserver l’état de l’immeuble, notamment pour les dommages causés par sa propre faute, peut entraîner de graves conséquences patrimoniales pour le bailleur. En cas de violation grave du devoir de diligence, le bailleur peut exiger la réparation du dommage ou une indemnisation pour le préjudice subi. Si le preneur ne répare pas après mise en demeure, l’art. 257f al. 3 CO prévoit la résiliation du contrat de bail.

La voie indiquée est d’agir rapidement, avec une mise en demeure formelle invitant le preneur à corriger la situation. Un contrat de maintenance devrait prévoir des inspections périodiques avec procès-verbal et des délais précis pour le signalement des dommages par le preneur et pour l’exécution des interventions. Il devrait également prévoir la conservation de la documentation photographique et des factures.

Sans ce dispositif, le coût de la maintenance reportée n’apparaît pas dans le devis. Il réapparaît comme une dépense extraordinaire non récupérable.

Ce coût ne se quantifie pas à l’avance : on l’évite grâce à des inspections périodiques consignées par procès-verbal et à la conservation des factures et de la documentation photographique. C’est sur la base de ces documents que l’on calcule ensuite le dommage à demander à titre d’indemnisation.

Maintenance et fiscalité : indications générales

Sur le plan fiscal, le traitement des frais de maintenance dépend des règles cantonales et doit être vérifié au cas par cas, en particulier en présence de revenus locatifs.

En pratique, il convient de tenir séparés, déjà dans le contrat et sur les factures, les travaux de maintenance des interventions qui augmentent la valeur de l’immeuble. Il faut décrire l’objet de chaque intervention et conserver la documentation pour la déclaration. Pour les immeubles en propriété par étages, il faut en outre reconcilier les quotes-parts de charges communes décidées par l’assemblée avec les frais exposés dans le contrat de maintenance. On reconstruit ainsi clairement quelle part a été supportée et à quel titre.

Pour chaque poste de coût, il faut conserver le document correspondant : factures de matériaux et de main-d’œuvre, reçus des taxes de construction et des frais de dossier, coût de l’assurance cantonale des bâtiments, quotes-parts décidées par l’assemblée. C’est sur la base de ces documents que l’on reconstitue ce qui a été engagé.