Welche Kosten sind in einem Wartungsvertrag für Gewerbeimmobilien zu berücksichtigen?

Ordentliche oder ausserordentliche Instandhaltung: Wer zahlt was?

In der Schweiz unterliegt der Mietvertrag dem Obligationenrecht (OR). Neben der Miete muss der Mieter die Liegenschaft in gutem Zustand erhalten und dem Vermieter Schäden melden, die einen Eingriff erfordern. Die laufende ordentliche Instandhaltung geht in der Regel zu Lasten des Mieters und darf nicht dem Eigentümer angelastet werden. Alles, was über diesen Rahmen hinausgeht, ist separat zu vereinbaren und zu finanzieren.

Der Vertrag muss festlegen, wer den Handwerker kontaktiert, wer die Ausgaben autorisiert und innerhalb welcher Frist Schäden gemeldet werden müssen. Kommt der Mieter seiner Sorgfaltspflicht nicht nach, kann der Vermieter die Reparatur des Schadens oder Schadenersatz verlangen. Beharrt der Mieter trotz Mahnung auf seinem Verhalten, erlaubt Art. 257f Abs. 3 OR die Kündigung.

Ein Vertrag, der Meldungen und Eingriffe nicht klar aufteilt, bürdet dem Vermieter die Last auf, den Mieter zu verfolgen. Das Risiko besteht in einer formellen Mahnung für Arbeiten, die eigentlich zur ordentlichen Verwaltung gehört hätten.

Die Preisbestandteile können einzeln benannt werden: Wartungspauschale, Baumaterialien, Löhne der Baugewerbe, Baubewilligungsgebühren mit Sekretariatskosten, kantonale Gebäudeversicherung, Anteil an den gemeinsamen Gebäudekosten. Der Vertrag muss angeben, wer jeden einzelnen Posten trägt.

Zwei dieser Positionen werden anhand eines öffentlichen Index quantifiziert: Baumaterialien und Löhne der Baugewerbe, erfasst durch den Baupreisindex. Für die anderen – Baubewilligungsgebühren, Sekretariatskosten, kantonale Gebäudeversicherung, Anteil an den gemeinsamen Kosten – ist der Betrag beim Kanton, der zuständigen Gemeinde und der Stockwerkeigentümergemeinschaft zu prüfen.

Die Verordnung über die Miete und Pacht von Geschäftsräumen verweist auf Art. 269a Bst. a OR: Bei Geschäftsräumen kann der Vergleich auf der Basis der im Quartier üblichen Quadratmeterpreise erfolgen. Der Quadratmeter ist somit der Parameter, an dem die Angemessenheit der Miete gemessen wird. Er ist im Vertrag zusammen mit dem Anpassungsindex anzugeben.

Wesentliche Klauseln, die im Wartungsvertrag enthalten sein müssen

Ordentliche vs. ausserordentliche Instandhaltung: Verantwortung und Kosten

Stockwerkeigentum: Der Schlüssel zur Kostenaufteilung

Befinden sich die Gewerberäume in einem Gebäude im Stockwerkeigentum (Art. 712a ff. ZGB), erschöpft sich die Instandhaltung nicht im Verhältnis zwischen Vermieter und Mieter: Die gemeinsamen Gebäudekosten spielen eine Rolle. Die Stockwerkeigentümer haften für die ausschliesslich genutzten Teile sowie für die gemeinsamen Teile. Die Aufwendungen für die gemeinsamen Teile sind unter den Miteigentümern aufzuteilen. Auch eine exklusiv genutzte Einheit verursacht somit geteilte Kosten, die zu den internen Kosten hinzukommen.

Der Wertquotient – der im Begründungsakt festgelegte Anteil am gesamten Gebäude – bestimmt in der Regel auch den Anteil an den gemeinsamen Kosten, sofern die Gemeinschaft keine andere Regelung trifft.

Vor der Unterzeichnung eines Wartungsvertrags müssen das Reglement und die Quotentabelle beschafft werden. Es ist zu prüfen, welche Massnahmen bereits von der Versammlung beschlossen wurden und wie sie finanziert werden. Der Vertrag muss dann festlegen, wie die vereinbarten Leistungen mit den Entscheidungen der Gemeinschaft koordiniert werden. So wird vermieden, dass derselbe Eingriff doppelt bezahlt wird: als Condominium-Anteil und als Wartungspauschale.

Für eine Gewerbeeinheit im Stockwerkeigentum gibt es zwei Kostenblöcke: die internen Kosten, die durch die Pauschale gedeckt sind, und der Anteil an den gemeinsamen Teilen, der von der Versammlung beschlossen wurde. Das Angebot hält diese getrennt, sonst erscheint derselbe Eingriff zweimal.

Der Wertquotient ist im offiziell beglaubigten und beim Grundbuchamt eingereichten Begründungsakt festgelegt; das Stockwerkeigentum, das 1965 eingeführt wurde, besteht erst nach der Eintragung. Der Anteil an den gemeinsamen Kosten ist keine Pauschale, sondern ein Prozentsatz des gesamten Gebäudes. Das Angebot muss den Wertquotienten ausweisen, nicht nur den von der Versammlung beschlossenen Gesamtbetrag.

Verfahren zur Kostenaufteilung im Stockwerkeigentum

Material und Arbeitskraft: Die zwei Preistreiber

Gemäss dem Baupreisindex haben die Baukosten in der Schweiz drei Phasen durchlaufen. Von 1998 bis 2010 stiegen sie, gefolgt von einem Jahrzehnt der Stagnation. Mit der Coronavirus-Pandemie gab es 2021 einen neuen starken Anstieg, der sich seit Ende 2023 beruhigt hat.

Der jüngste Anstieg wirkte sich ziemlich gleichmässig auf alle Gebäudetypen und Infrastrukturen aus. Er reichte von einem Minimum von 17 % für den Bau einer Unterführung bis zu einem Maximum von 23 % für den Strassenbau. Solch homogene Anstiege deuten auf gemeinsame Treiber hin: die Preise für Baumaterialien und die höheren Löhne in den verschiedenen Sparten des Baugewerbes.

Langfristig helfen die Zahlen, die Vertragsklauseln zu kalibrieren. Von 1998 bis 2024 liegen die Steigerungen bei +53 % bis +57 % für Tiefbau und Strassenbau. Neue Mehrfamilienhäuser kosten 42 % mehr. Die Konsumentenpreise sind laut Bundesamt für Statistik im gleichen Zeitraum nur um 16 % gestiegen.

Die Baukosten sind also deutlich stärker gestiegen als die allgemeine Teuerung. Eine feste Wartungspauschale über mehrere Jahre neigt daher dazu, an Wert zu verlieren. Es empfiehlt sich, die Anpassung an einen anerkannten Index zu koppeln und geplante, im Voraus ausgehandelte Eingriffe von spontanen Reparaturen zu unterscheiden, bei denen der Anbieter weniger günstige Konditionen anwendet.

Die Baukosten werden nach Arbeitsphasen erhoben. In einigen Regionen sind die meisten dieser Komponenten signifikant teurer oder günstiger als im nationalen Durchschnitt.

Von 1998 bis 2024 sind die Baukosten um 40–60 % gestiegen: Baumaterialien und Löhne der Baugewerbe sind die gemeinsamen Treiber. Aktuelle Materialpreise und Stundensätze sind beim Anbieter zu erfragen; die mehrjährige Anpassung der Pauschale orientiert sich am Baupreisindex.

Haupttreiber der Wartungskosten

Kostenanstieg im Bauwesen nach Werkart (2021)

Derselbe Eingriff, unterschiedliche Kosten: Region und Zeitpunkt zählen

Die Kostenentwicklung ist auch regional nicht einheitlich. Zwischen 1998 und 2000 stiegen die Kosten in allen sieben Schweizer Regionen gleichermassen an. Danach gab es in der Zentralschweiz eine Korrektur von 10 % in drei bis vier Jahren. In der Genferseeregion und im Tessin hingegen sind die Kosten nicht gesunken.

Die regionalen Unterschiede haben sich nicht verringert, sondern verstärkt. In der Genferseeregion und im Tessin sind die Kosten im Vergleich zu vor etwa 35 Jahren praktisch um 50 % gestiegen. In der Zentralschweiz waren die Zunahmen mit 35 % am moderatesten. In einigen Regionen sind die meisten Kostenkomponenten signifikant teurer oder günstiger als im nationalen Durchschnitt.

Für einen Vertrag über Gewerberäume kann ein Referenzwert basierend auf dem nationalen Durchschnitt das Objekt nicht angemessen abbilden. Dies gilt insbesondere für das Tessin und die Genferseeregion. Laufzeit, Indexierungsklausel und territoriale Definition sollten auf Daten der Region basieren, in der sich die Liegenschaft befindet. Es ist regelmässig zu prüfen, ob der gewählte Referenzwert nicht von der lokalen Entwicklung abgewichen ist.

Es gibt keinen einzigen Referenzwert für die ganze Schweiz: Die Kostenstatistik unterscheidet sieben Regionen. Für das Tessin und die Genferseeregion liegen die Steigerungen nahe bei 50 %.

Der Vertrag muss die statistische Region nennen, in der sich die Liegenschaft befindet: Die Kostenerhebung unterscheidet sieben Regionen. Eine an den nationalen Durchschnitt gekoppelte Pauschale bildet weder das Tessin noch die Genferseeregion angemessen ab, wo die Steigerungen nahe bei +50 % liegen, gegenüber +35 % in der Zentralschweiz.

Anstieg der Baukosten in der Schweiz: Regionaler Vergleich (1998–2024)

Baubewilligungsgebühren und Nebenkosten einkalkulieren

Baubewilligungsgebühren fallen in die Kompetenz der Kantone und Gemeinden. Der Betrag ist daher vor Ort zu prüfen, bevor der Eingriff offeriert wird.

Der Vertrag muss festlegen, wer das Gesuch einreicht und wer die Gebühr sowie die Sekretariatskosten übernimmt. Er muss auch angeben, wer allfällige ergänzende Anforderungen der Behörde trägt. Es ist zu definieren, wie das Risiko einer Ablehnung oder einer Verzögerung, die die Baustelle blockiert, aufgeteilt wird. Ohne diese Klausel bleiben die Nebenkosten leicht beim Eigentümer hängen, auch wenn das Gesuch vom Wartungsmanager eingereicht wird.

Zu den Nebenkosten ist die kantonale Gebäudeversicherung zu rechnen. In den meisten Schweizer Kantonen ist der Abschluss einer Versicherung gegen Feuerschäden obligatorisch. Der Vertrag muss angeben, wer diese finanziert.

Keiner der beiden Posten hat einen schweizweit einheitlichen Betrag: Die Baubewilligungsgebühr und die Sekretariatskosten hängen vom Kanton und der Gemeinde ab, die Prämie der kantonalen Gebäudeversicherung vom Versicherer des Kantons, in dem sich die Liegenschaft befindet. Sie sind im Vertrag als separate Posten auszuweisen, mit Angabe davon, wer das Gesuch einreicht.

Aufgeschobene Instandhaltung: Die Kosten, die nicht im Offer erscheinen

Die Nachlässigkeit des Mieters bei der Erhaltung des Zustands der Liegenschaft, insbesondere bei Schäden aus eigenem Verschulden, kann schwerwiegende finanzielle Folgen für den Vermieter haben. Bei grober Verletzung der Sorgfaltspflicht kann der Vermieter die Reparatur des Schadens oder Schadenersatz für den erlittenen Schaden verlangen. Repariert der Mieter nach einer Mahnung nicht, sieht Art. 257f Abs. 3 OR die Kündigung des Mietvertrags vor.

Der empfohlene Weg ist, zeitnah mit einer formellen Mahnung zu handeln, die den Mieter auffordert, die Situation zu korrigieren. Ein Wartungsvertrag sollte regelmässige Inspektionen mit Protokoll und festen Fristen für die Meldung von Schäden durch den Mieter und für die Ausführung der Eingriffe vorsehen. Er sollte zudem die Aufbewahrung fotografischer Unterlagen und Rechnungen vorsehen.

Ohne diesen Apparat erscheinen die Kosten der aufgeschobenen Instandhaltung nicht im Offer. Sie tauchen später als nicht wiedereinbringbare ausserordentliche Ausgabe wieder auf.

Diese Kosten lassen sich nicht im Voraus quantifizieren: Sie werden durch protokollierte regelmässige Inspektionen und die Aufbewahrung von Rechnungen und fotografischen Unterlagen vermieden. Auf Grundlage dieser Dokumente wird dann der als Schadenersatz zu fordernde Schaden berechnet.

Instandhaltung und Steuern: Allgemeine Hinweise

Steuerlich hängt die Behandlung der Instandhaltungskosten von den kantonalen Regeln ab und ist fallweise zu prüfen, insbesondere bei Vorliegen von Mieteinnahmen.

Praktisch empfiehlt es sich, bereits im Vertrag und auf den Rechnungen Instandhaltungsarbeiten von wertvermehrenden Eingriffen zu trennen. Der Gegenstand jedes Eingriffs ist zu beschreiben und die Dokumentation für die Steuererklärung aufzubewahren. Bei Liegenschaften im Stockwerkeigentum sind zudem die von der Versammlung beschlossenen Anteile an den gemeinsamen Kosten mit den im Wartungsvertrag ausgewiesenen Kosten abzustimmen. So lässt sich klar rekonstruieren, welcher Teil wofür getragen wurde.

Für jeden Kostenposten ist das entsprechende Dokument aufzubewahren: Rechnungen für Material und Arbeitskraft, Quittungen für Baubewilligungsgebühren und Sekretariatskosten, Kosten der kantonalen Gebäudeversicherung, von der Versammlung beschlossene Anteile. Auf Grundlage dieser Dokumente wird rekonstruiert, was getragen wurde.