Reinigungsunternehmen in der Schweiz prüfen: Bewilligungen und Versicherungen

Warum man ein Reinigungsunternehmen vor der Auftragserteilung prüfen sollte

Die Überprüfung eines Reinigungsunternehmens bedeutet, zwei Bereiche zu kontrollieren. Erstens: Die Regularität der Personen, die die Räumlichkeiten betreten, also Aufenthaltsstatus und Arbeitsbewilligung. Zweitens: Die Risikoabdeckung, das heisst Sozialversicherungen, Unfall-, Kranken- und allenfalls Haftpflichtversicherung.

In der Schweiz obliegen die meisten dieser Pflichten dem Arbeitgeber, nicht dem Auftraggeber: Das Unternehmen kümmert sich um die für sich und seine Mitarbeitenden obligatorischen Sozialversicherungen (hotela.ch). Für Arbeitsbewilligungen werden die Gesuche bei den zuständigen kantonalen Behörden eingereicht; die SEM stellt den Arbeitgebern die Informationen des Bundes zur Verfügung (EDA; SEM).

Für einen Auftraggeber – sei es eine Privatfamilie, eine Immobilienverwaltung oder ein Büro – reduziert das Anfordern der Dokumente beim Unternehmen zwei konkrete Risiken: die Beschäftigung von Personen ohne Arbeitsberechtigung und die Übernahme von nicht gedeckten Schäden an Sachen oder Personen.

Arbeits- und Aufenthaltsbewilligungen des eingesetzten Personals prüfen

Der gültige Reisedokument und das allenfalls erforderliche Visum betreffen die Einreise in die Schweiz, ersetzen aber nicht die für die Ausübung einer Erwerbstätigkeit notwendige Bewilligung. Wer ein Unternehmen überprüft, muss daher den Arbeitstitel kontrollieren und sich nicht auf die Einreisedokumente beschränken (lugano.ch).

Der Arbeitgeber reicht das Bewilligungsgesuch bei den zuständigen kantonalen Behörden ein; das Verfahren hängt vom Einzelfall und vom beantragten Titel ab (lugano.ch). Für das Unternehmen beginnt die Kontrolle mit der Identifizierung der gültigen Bewilligung für jede Person, die mit dem Auftrag betraut ist.

Die Bewilligung B wird ausgestellt an EU-/EFTA-Bürger, die sich zur Ausübung einer Erwerbstätigkeit (unselbstständig oder selbstständig) oder zum Aufenthalt ohne Erwerbstätigkeit in der Schweiz niederlassen wollen; sie gilt fünf Jahre und muss bei Ablauf erneuert werden (lugano.ch).

Für die Ausübung einer Erwerbstätigkeit sind eine Einstellungszusage des Arbeitgebers oder eine Arbeitsbestätigung, beispielsweise der Vertrag, erforderlich. Selbstständig Erwerbstätige müssen nachweisen, dass die Tätigkeit tatsächlich und dauerhaft ausgeübt wird (lugano.ch).

Die Bewilligung C kann Personen erteilt werden, die sich seit mindestens zehn Jahren regelmässig mit einer Niederlassungsbewilligung B in der Schweiz aufhalten. Sie gewährt ein unbefristetes und an keine Bedingungen geknüpftes Aufenthaltsrecht (lugano.ch).

Die Bedingungen der Bewilligungen hängen von der Kategorie und der Situation der Person ab. Für jede eingesetzte Kraft muss der gültige Titel bei der zuständigen Behörde überprüft werden (lugano.ch).

Für den Inhaber des Unternehmens ist das Mindeste, sich für jede im Auftrag eingesetzte Person die Art der Bewilligung, ihre Gültigkeit und ihr Ablaufdatum nennen zu lassen. Eine abgelaufene Bewilligung oder der Beginn einer Erwerbstätigkeit vor Erteilung der Bewilligung sind die beiden einfachsten Fälle von Unregelmässigkeiten, die sich durch eine Dokumentenprüfung feststellen lassen.

Wer die Gesuche einreicht und was das Unternehmen nachweisen kann

Die Anstellung eines ausländischen Arbeitnehmers ist bewilligungspflichtig, und der Arbeitgeber reicht die Gesuche bei den zuständigen kantonalen Behörden ein. Für die Informationen, die an Arbeitgeber gerichtet sind, verweist das EDA auf die SEM; das Visum kann erst ausgestellt werden, wenn die notwendigen Bewilligungen erteilt wurden (EDA; SEM).

Die Verfahren sind teilweise digitalisiert. Seit dem 1. Januar 2019 genügt für vorläufig aufgenommene Personen und anerkannte Flüchtlinge, die eine Erwerbstätigkeit ausüben wollen, eine Meldung an die Arbeitsbehörden. Das neue Online-Meldeverfahren über EasyGov.swiss, das Online-Portal für Unternehmen, wurde im August 2021 eingeführt und steht Firmen in allen 26 Kantonen zur Verfügung.

Seit April 2022 können in den Pilotkantonen Thurgau und Zürich Bewilligungsgesuche für Grenzgänger mit EU-/EFTA-Staatsangehörigkeit bearbeitet werden. Hinzu gekommen ist der Kanton St. Gallen, wobei der Aargau voraussichtlich folgen wird und die übrigen Kantone schrittweise dazukommen (EasyGov.swiss).

Das Unternehmen kann die Bestätigung der Bewilligung oder Autorisierung mit Art und Gültigkeit vorlegen. Es kann auch den Nachweis der Online-Meldung für die zugelassenen Kategorien erbringen. Es kann jedoch die Behörde nicht ersetzen: Die Ausstellung der Bewilligung bleibt kantonale Kompetenz. Der Auftraggeber kann eine Bestätigung der Art der Autorisierung verlangen. Er kann vom Unternehmen keine Garantie verlangen, die diesem nicht zusteht.

Sozialversicherungen und GAV Reinigung: Prüfungen für das Unternehmen

Als Arbeitgeber ist das Reinigungsunternehmen für alle für sich und seine Mitarbeitenden obligatorischen Sozialversicherungen verantwortlich. In der Regel werden die Beiträge gemeinsam vom Arbeitgeber und vom Arbeitnehmer entrichtet. Ausgenommen sind die Prämien für Berufs- und Nichtberufsunfälle sowie die Beiträge an die Ausgleichskasse für Familienzulagen (hotela.ch).

Die Versicherung der 1. Säule – AHV/IV, Erwerbsersatzordnung (EO) und Arbeitslosenversicherung (ALV) – ist für alle Mitarbeitenden obligatorisch, mit seltenen Ausnahmen. Die EO umfasst auch Mutterschafts-, Vaterschafts-, Betreuungs- und Adoptionsentschädigungen (hotela.ch).

Bei der Gründung muss sich ein Unternehmen einer AHV-Ausgleichskasse anschliessen. Neue Mitarbeitende sind umgehend anzumelden; die Anmeldung gilt auch für AHV, IV, EO und ALV. Die Beiträge werden auf der Lohnsumme berechnet und zur Hälfte zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt. Das Unternehmen zahlt die Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge an die Kasse und zieht anschliessend den entsprechenden Prozentsatz vom Lohn ab (hotela.ch).

Die berufliche Vorsorge BVG ist eine vom ersten Pfeiler getrennte Prüfung. Die Obligatorik gilt für Arbeitnehmer, die bereits in der 1. Säule versichert sind und mindestens 22'680 Franken pro Jahr verdienen (2025) (bsv.admin.ch). Die obligatorische Versicherung beginnt mit dem Arbeitsverhältnis, frühestens ab dem 1. Januar nach Vollendung des 17. Altersjahres (bsv.admin.ch).

Im Tessin hat der Staatsratsbeschluss vom 24. Mai 2023 dem GAV per 1. Januar 2023 kantonale Allgemeinverbindlichkeit für das Personal von Reinigungs- und Facility-Service-Unternehmen verliehen (SECO). In der Deutschschweiz gibt Unia an, dass der GAV für Unternehmen mit mehr als fünf Mitarbeitenden verbindlich ist und dass die wichtigsten Lohn- und Arbeitsbedingungen auch für Kleinbetriebe gelten (Unia).

Versicherungspflichten für ein Reinigungsunternehmen in der Schweiz

Unfall und Krankheit: Deckungen des Reinigungsunternehmens

Die Deckung gegen Berufsunfälle ist ein Punkt, der mit dem Unternehmen zu prüfen ist. Fordern Sie die Police an und kontrollieren Sie, ob sie die Deckung für das Personal, das mit dem Auftrag betraut ist, identifiziert.

Die kantonalen Regelungen über Normalarbeitsverträge für Hausangestellte dürfen nicht automatisch auf ein Reinigungsunternehmen übertragen werden. Für Firmen ist es sinnvoll, die Versicherungsdeckung bei Krankheit und die Lohnfortzahlungspflichten des Arbeitgebers separat zu prüfen.

Auf individueller Ebene ist die Grundversicherung nach KVG für alle in der Schweiz wohnhaften Personen obligatorisch.

Für die Melde- und Beitragspflichten bei AHV, IV und ALV ist die Ausgleichskasse die Referenzstelle (hotela.ch). Bei einem Reinigungsunternehmen sollte man die Bestätigung der betrieblichen Versicherungsdeckung verlangen und die Regeln, die für die direkte Anstellung von Hauspersonal gelten, nicht auf die Beziehung zur Firma anwenden.

Haftpflicht und weitere nützliche Deckungen

Man muss zwischen obligatorischen und fakultativen oder empfohlenen Versicherungen unterscheiden. In der Schweiz müssen Unternehmen gesetzlich eine Reihe von Versicherungen abschliessen, darunter AHV/IV/EO/ALV. Daneben ist es möglich – und oft ratsam –, fakultative Versicherungen zu wählen, die Schäden sowohl für das angestellte Personal als auch für das Unternehmen decken. Für Unternehmen, die keine obligatorische Versicherung haben, sind Sanktionen vorgesehen (visavis.ch).

Die operativen Risiken variieren stark von Branche zu Branche und müssen von Fall zu Fall bewertet werden. Beispiele für Personen- und Sachschäden: eine falsche Lieferung, die einem Kunden finanziellen Schaden verursacht, ein Wasserschaden im Büro, der das benachbarte Geschäft beschädigt, oder eine Besucherin, die auf dem nassen Boden ausrutscht.

Relevante Risiken können aus den Betriebstätigkeiten, den Einrichtungen, den Produkten, Veranstaltungen und Messen, plötzlichen Umweltbedrohungen und längeren Abwesenheiten von Mitarbeitenden aufgrund von Krankheit oder Unfall entstehen (visavis.ch).

Für ein Reinigungsunternehmen, das in fremden Räumlichkeiten arbeitet, ist es angebracht, die Deckungen anhand der operativen Risiken zu bewerten. Zu den zu berücksichtigenden Risiken gehören Personen- und Sachschäden (visavis.ch).

Checkliste für Auftraggeber: Was man fragen und wie man es lesen sollte

Für jede eingesetzte Kraft sollten eine Arbeitsbestätigung oder ein Vertrag mit Art und Gültigkeit der Bewilligung verlangt werden (lugano.ch). Vom Unternehmen sollten der Nachweis der AHV-Anmeldung und -Affiliation, die UVG-Police, allenfalls eine Krankentaggeldversicherung und die BVG-Bestätigung für diejenigen, die ihr unterstehen, angefordert werden (hotela.ch; bsv.admin.ch). Verlangen Sie eine Kopie des anwendbaren GAV Reinigung, prüfen Sie Kategorie und Mindestlohn und notieren Sie die zuständige paritätische Kommission (SECO; Unia). Prüfen Sie auch die betriebliche Haftpflichtpolice, falls vorhanden (visavis.ch).

Bei der kantonalen Behörde sind Art und Gültigkeit der Bewilligung zu prüfen; bei der AHV-Kasse die erfolgte Anmeldung und die Beitragszahlung. Für BVG und UVG bitten Sie die Pensionskasse oder den Versicherer um Bestätigung. Im anwendbaren GAV sind Kategorie, Mindestlohn sowie Bestimmungen zur Arbeitssicherheit und zum Gesundheitsschutz zu kontrollieren, wobei die zuständige paritätische Kommission konsultiert werden sollte (SECO; Unia).

Unterscheiden Sie bei der UVG zwischen Berufsunfällen und der Deckung für Nichtberufsunfälle. Die Police des Unternehmens muss klarstellen, welche Deckungen tatsächlich versichert sind.

AHV/IV/EO/ALV und BVG sind, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind, Pflichten des Arbeitgebers; für Berufsunfälle sollten Sie beim Unternehmen Informationen zur Deckung einholen. Bei Krankheit erkundigen Sie sich, welche Versicherungsdeckungen und Lohnfortzahlungspflichten gelten.

Checkliste für Auftraggeber: anzufordernde und zu prüfende Dokumente

Grenzen der Prüfung und wann man sich an die Behörden wenden sollte

Die Dokumentenprüfung ersetzt keine rechtliche oder kantonale Beratung und reicht allein nicht aus, um die Regularität eines Arbeitsverhältnisses festzustellen. Sie dient dazu, Punkte zu identifizieren, bei denen man bei der zuständigen Behörde oder beim Versicherer Klarheit einholen sollte.

Für Bewilligungen sind die Kantone zuständig: Die SEM veröffentlicht das Verzeichnis der kantonalen Migrations- und Arbeitsmarktbehörden, bei denen der Arbeitgeber die Gesuche einreicht. Auf dem Portal EasyGov.swiss stehen die Online-Melde- und Bewilligungsverfahren für Arbeitsbewilligungen nach dem Ausländerrecht zur Verfügung, mit schrittweiser Ausweitung auf neue Bewilligungskategorien und neue Kantone.

Für die Sozialversicherungen ist die Ausgleichskasse die Referenzstelle für Melde- und Beitragspflichten – beispielsweise AHV, IV und ALV.

Für Arbeitsbewilligungen verweist das EDA die Arbeitgeber an die Informationen der SEM; die Gesuche sind bei den zuständigen kantonalen Behörden einzureichen (EDA). Für AHV, IV und ALV bleibt die Ausgleichskasse die Referenzstelle (hotela.ch). Wenn ein GAV Anwendung findet, sind auch die vorgesehenen Lohn- und Arbeitsbedingungen zu prüfen und die zuständige paritätische Kommission zu konsultieren (SECO; Unia).