Come verificare un'impresa di pulizie in Svizzera: permessi e assicurazioni

Perché verificare un'impresa di pulizie prima di affidarle un incarico

Verificare un'impresa di pulizie significa controllare due fronti distinti. Il primo: la regolarità delle persone che entreranno nei locali, cioè stato di soggiorno e autorizzazione a lavorare. Il secondo: la copertura dei rischi, ovvero assicurazioni sociali, infortuni, malattia e, se presente, responsabilità civile.

In Svizzera la maggior parte di questi obblighi spetta al datore di lavoro, non al committente. È il datore di lavoro a presentare le pratiche per i permessi presso le autorità cantonali (EDA) ed è sempre lui il responsabile di tutte le assicurazioni sociali obbligatorie per sé e per i propri collaboratori (hotela.ch).

Per un committente — famiglia, amministrazione di stabili o ufficio — chiedere i documenti all'impresa riduce due rischi concreti: impiegare persone non autorizzate a lavorare e subire danni non coperti a cose o persone. Le sezioni seguenti indicano quali documenti chiedere e quali informazioni verificare direttamente presso autorità e assicuratori.

Controllare i permessi di lavoro e di soggiorno delle persone impiegate

Per entrare in Svizzera, i cittadini stranieri devono avere un documento di viaggio valido e riconosciuto (passaporto o carta d'identità); in alcuni casi serve anche un visto. Chi entra per turismo non necessita di un permesso di dimora se il soggiorno non supera tre mesi; in ogni caso non deve superare i tre mesi in un periodo di sei mesi (lugano.ch).

Chi vuole svolgere un'attività lucrativa in Svizzera — come dipendente o indipendente — deve procurarsi un permesso. I cittadini UE/AELS necessitano di un permesso di dimora; la procedura è di competenza cantonale (lugano.ch).

Il permesso B è rilasciato ai cittadini UE/AELS che intendono stabilirsi in Svizzera per svolgere un'attività lucrativa (dipendente o indipendente) o per soggiornarvi senza attività lucrativa; vale cinque anni e allo scadere va rinnovato. Per esercitare un'attività lucrativa servono una dichiarazione di assunzione del datore di lavoro o un attestato di lavoro, per esempio il contratto di lavoro. Chi lavora in modo indipendente deve dimostrare che l'attività è effettiva e durevole (lugano.ch).

Il permesso C può essere concesso a chi soggiorna regolarmente in Svizzera, di norma da almeno dieci anni, con permesso di dimora B; dà diritto a un soggiorno illimitato e non vincolato a condizioni (lugano.ch).

Per cercare un impiego, i cittadini UE/AELS possono recarsi in Svizzera e soggiornarvi fino a tre mesi senza permesso. Se la ricerca dura di più, ricevono un permesso di soggiorno di breve durata UE/AELS valido tre mesi per anno civile — con un soggiorno complessivo di sei mesi — purché dispongano di mezzi finanziari sufficienti per provvedere al proprio sostentamento (lugano.ch).

Per il titolare dell'impresa la richiesta minima è farsi indicare, per ogni persona impiegata nell'incarico, tipo di permesso, validità e scadenza. Un permesso scaduto o un'attività lucrativa iniziata prima del rilascio dell'autorizzazione sono i due casi di irregolarità più semplici da individuare con un controllo documentale.

Chi presenta le pratiche e cosa può dimostrare l'impresa

L'assunzione di un lavoratore straniero è soggetta a permesso; in linea di principio è il datore di lavoro a presentare le pratiche necessarie presso le autorità cantonali competenti in Svizzera. Il visto non può essere emesso finché le autorizzazioni necessarie non sono rilasciate (EDA).

Le procedure sono in parte digitalizzate. Dal 1° gennaio 2019, per le persone ammesse provvisoriamente e i rifugiati riconosciuti che intendono esercitare un'attività lucrativa basta una notifica alle autorità del lavoro; la nuova procedura di notifica online tramite EasyGov.swiss, il portale online per le imprese, è stata introdotta nell'agosto 2021 ed è disponibile per i datori di lavoro in tutti e 26 i Cantoni. Dall'aprile 2022 nei Cantoni pilota di Turgovia e Zurigo si possono elaborare le richieste di permessi per frontalieri con cittadinanza UE/AELS; vi si è aggiunto il Cantone di San Gallo, con Argovia prevista a seguire e gli altri Cantoni a tappe (EasyGov.swiss).

L'impresa può esibire la conferma del permesso o dell'autorizzazione, con tipo e validità, oppure la prova della notifica online per le categorie ammesse. Non può però sostituirsi all'autorità: il rilascio del permesso resta di competenza cantonale. Chi commissiona il lavoro può chiedere conferma del tipo di autorizzazione, senza pretendere dall'impresa una garanzia che non le spetta.

Assicurazioni sociali: il controllo di base su ogni rapporto di lavoro

Come datore di lavoro, l'impresa di pulizie risponde di tutte le assicurazioni sociali obbligatorie per sé e per i propri collaboratori. Di regola i contributi sono versati insieme dal datore di lavoro e dal dipendente. Fanno eccezione i premi dell'assicurazione contro gli infortuni professionali e non professionali e i contributi alla cassa di compensazione per assegni familiari (hotela.ch).

L'assicurazione del 1° pilastro — AVS/AI, indennità di perdita di guadagno (IPG) e assicurazione contro la disoccupazione (AD) — è obbligatoria per tutti i collaboratori, salvo rare eccezioni. L'IPG comprende anche indennità di maternità, paternità, spese di custodia e adozione (hotela.ch).

Alla costituzione, un'azienda deve affiliarsi a una cassa di compensazione AVS; i nuovi collaboratori vanno annunciati subito e l'iscrizione vale anche per AVS, AI, IPG e AD. I contributi si calcolano sulla massa salariale e sono divisi in parti uguali tra datore di lavoro e dipendente: l'impresa versa alla cassa i contributi padronali e quelli salariali, poi detrae dal salario la percentuale corrispondente (hotela.ch).

Il controllo pratico è quindi duplice: conferma di affiliazione alla cassa di compensazione e prova che i collaboratori impiegati nell'incarico siano stati annunciati. A livello di sistema, l'assicurazione sociale si divide in cinque aree — AVS/AI, assicurazione malattia e infortuni (AMAL/AINF), IPG, AD e assegni familiari — ed è prescritta dalla legge; le deduzioni avvengono direttamente dal salario, tranne l'assicurazione malattia (zh.ch).

Fatti chiave sulle assicurazioni sociali e permessi per imprese di pulizie in Svizzera

• Coppie di lavoro ammesse tramite notifica online — Tutti i Cantoni (da agosto 2021 via EasyGov.swiss)

Infortuni e malattia: cosa cambia per il settore delle pulizie

L'assicurazione contro gli infortuni LAINF è obbligatoria. Per i collaboratori domestici che lavorano meno di otto ore a settimana la legge richiede solo l'assicurazione contro gli infortuni professionali, cioè quelli occorsi durante il lavoro e sul tragitto diretto per recarsi al lavoro e rincasare. Se in economia domestica il personale è occupato almeno otto ore alla settimana serve anche l'assicurazione contro gli infortuni non professionali, per esempio un infortunio sciistico (zurich.ch).

Nell'ambito dei contratti normali di lavoro (CNL), i singoli Cantoni prescrivono un'assicurazione malattia per i collaboratori occupati in un'economia domestica privata (zurich.ch). Per un committente privato che assume direttamente personale di pulizia, qui la verifica diventa concreta: la copertura malattia dipende dal CNL cantonale applicabile, non da una regola unica valida in tutta la Svizzera.

Sul piano individuale, l'assicurazione di base LAMal è obbligatoria per tutte le persone residenti in Svizzera.

Le informazioni sugli obblighi di notifica e contributivi delle altre assicurazioni sociali, per esempio AVS, AI e AD, si ottengono presso la cassa di compensazione; per approfondimenti zurich.ch rimanda al sito della Confederazione keine-schwarzarbeit.ch. Per un'impresa di pulizie attiva in più cantoni, la conseguenza è che la copertura malattia va verificata cantone per cantone, mentre la LAINF segue la soglia delle otto ore settimanali per singolo collaboratore.

Responsabilità civile e altre coperture utili

Bisogna distinguere le assicurazioni obbligatorie da quelle facoltative o raccomandate. In Svizzera le aziende devono stipulare per legge una serie di assicurazioni, tra cui AVS/AI/IPG/AD; accanto a queste è possibile — e spesso opportuno — scegliere assicurazioni facoltative che coprano i danni sia per il personale dipendente sia per i datori di lavoro. Per le aziende prive di un'assicurazione obbligatoria sono previste sanzioni (visavis.ch).

I rischi operativi variano molto da settore a settore e vanno valutati caso per caso. Tra gli esempi di danni a persone e cose: una consegna errata che causa danni finanziari a un cliente, un danno causato dall'acqua negli uffici che danneggia il negozio adiacente, una visitatrice che scivola sul pavimento bagnato. I rischi rilevanti possono derivare dalle attività operative, dalle strutture, dai prodotti, da eventi e fiere, da minacce ambientali improvvise e dalle assenze prolungate di collaboratori per malattia o infortunio (visavis.ch).

Non obbligatorie per legge, ma raccomandate, sono l'assicurazione della mobilia domestica e di responsabilità civile privata (zh.ch). Per un'impresa di pulizie che lavora in locali di terzi, la voce da verificare è la responsabilità civile aziendale: non è un requisito di legge legato all'attività, ma è la copertura che risponde ai danni provocati a cose o persone durante l'esecuzione del lavoro.

Checklist per committenti: cosa chiedere e come leggerlo

Documenti che l'impresa può esibire direttamente: per ogni persona impiegata, attestato di lavoro o contratto di lavoro con tipo di permesso e validità; per l'azienda, conferma di affiliazione alla cassa di compensazione AVS e prova dell'annuncio dei collaboratori; polizza LAINF con l'indicazione se copre anche gli infortuni non professionali; copertura malattia secondo il CNL cantonale applicabile; eventuale polizza di responsabilità civile aziendale.

Informazioni da verificare presso terzi, perché l'impresa non può certificarle da sola: tipo e validità effettivi del permesso presso l'autorità cantonale competente, avvenuto annuncio e versamento dei contributi presso la cassa di compensazione, esistenza e portata delle coperture presso l'assicuratore.

Due letture trasversali aiutano a usare la lista. La prima è la soglia delle otto ore settimanali per collaboratore, che decide se la LAINF deve coprire anche gli infortuni non professionali. La seconda è la differenza tra obbligo e raccomandazione: AVS/AI/IPG/AD, LAINF e, dove prevista dal CNL, la copertura malattia sono obblighi; la responsabilità civile aziendale e l'assicurazione della mobilia domestica e di responsabilità civile privata rientrano tra le coperture raccomandate ma non prescritte.

Checklist per committenti: documenti da richiedere e verificare

Obblighi legali vs. coperture raccomandate per un'impresa di pulizie

Limiti della verifica e quando rivolgersi alle autorità

La verifica dei documenti non sostituisce una consulenza legale o cantonale e non basta da sola ad accertare la regolarità di un rapporto di lavoro. Serve a individuare i punti su cui chiedere chiarimenti all'autorità competente o all'assicuratore.

Per i permessi la competenza è cantonale: la SEM pubblica l'elenco delle autorità cantonali della migrazione e preposte al mercato del lavoro, ed è presso di esse che il datore di lavoro presenta le pratiche. Sul portale EasyGov.swiss sono disponibili le procedure di notifica e autorizzazione online per i permessi di lavoro secondo il diritto in materia di stranieri, con estensione progressiva a nuove categorie di permessi e a nuovi Cantoni.

Per le assicurazioni sociali, il riferimento per obblighi di notifica e contributivi — per esempio AVS, AI e AD — è la cassa di compensazione. Per i datori di lavoro, SEM ed EDA indicano le procedure da svolgere presso le autorità cantonali, mentre hotela.ch ricorda che le direttive variano in base alla forma giuridica dell'azienda e che i settori con contratto collettivo di lavoro prevedono direttive supplementari.