Quali costi considerare in un contratto di manutenzione per stabili commerciali?

Manutenzione ordinaria o straordinaria: chi paga cosa

In Svizzera il contratto di locazione è retto dal Codice delle obbligazioni. Oltre alla pigione, il conduttore deve mantenere l'immobile in buono stato con la necessaria manutenzione ordinaria e segnalare al locatore i danni che richiedono un intervento. La manutenzione ordinaria corrente è di regola a carico del conduttore e non va addebitata alla proprietà. Ciò che eccede quel perimetro va concordato e finanziato a parte.

Il contratto deve stabilire chi contatta l'artigiano, chi autorizza la spesa ed entro quale termine va segnalato il danno. Se il conduttore non adempie con diligenza, il locatore può chiedere la riparazione del danno o un risarcimento. Se il conduttore persiste dopo una diffida, l'art. 257f cpv. 3 CO consente la disdetta.

Un contratto che non ripartisce chiaramente segnalazioni e interventi lascia al locatore l'onere di rincorrere il conduttore. Il rischio è la diffida formale per lavori che sarebbero dovuti rientrare nella gestione ordinaria.

Le voci che compongono il prezzo sono nominabili una per una: canone di manutenzione, materiali da costruzione, salari dei rami edili, tasse edilizie con gli oneri di segreteria, assicurazione cantonale stabili, quota delle spese comuni dell'edificio. Il contratto deve dire chi sostiene ciascuna voce.

Due di queste voci si quantificano con un indice pubblico: materiali da costruzione e salari dei rami edili, rilevati dall'indice dei prezzi delle costruzioni. Per le altre — tasse edilizie, oneri di segreteria, assicurazione cantonale stabili, quota delle spese comuni — l'importo va verificato presso il cantone, il comune competente e la comunione.

L'ordinanza federale concernente la locazione e l'affitto di locali commerciali richiama l'art. 269a lett. a CO: per i locali commerciali il confronto può aver luogo sulla base dei prezzi al metro quadrato in uso nel quartiere. Il metro quadrato è quindi il parametro su cui si quantifica la convenienza del canone. Va indicato nel contratto insieme all'indice di adeguamento.

Clausole essenziali da includere nel contratto di manutenzione

Manutenzione ordinaria vs. straordinaria: responsabilità e costi

Stabili in proprietà per piani: la chiave di ripartizione delle spese

Se i locali commerciali si trovano in un edificio in proprietà per piani (art. 712a e segg. CC), la manutenzione non si esaurisce nel rapporto tra locatore e conduttore: entrano in gioco le spese comuni dell'edificio. Le proprietarie e i proprietari per piani rispondono delle parti a uso esclusivo e di quelle comuni. Gli oneri relativi alle parti comuni vanno ripartiti tra i comproprietari. Anche un locale a uso esclusivo genera quindi costi condivisi, che si sommano a quelli interni.

La quota di valore — la quota dell'intero stabile fissata nell'atto costitutivo — determina di norma anche la quota di partecipazione alle spese comuni, salvo diverso regolamento della comunione.

Prima di firmare un contratto di manutenzione occorre procurarsi regolamento e tabella delle quote. Va verificato quali interventi siano già stati deliberati dall'assemblea e come siano finanziati. Il contratto deve poi stabilire come le prestazioni pattuite si coordinino con le decisioni della comunione. Così si evita di pagare due volte lo stesso intervento: come quota condominiale e come canone di manutenzione.

Per un locale commerciale in proprietà per piani i blocchi di costo sono due: le spese interne coperte dal canone e la quota sulle parti comuni deliberate dall'assemblea. Il preventivo li tiene separati, altrimenti lo stesso intervento figura due volte.

La quota di valore è fissata nell'atto costitutivo, autenticato ufficialmente e presentato all'Ufficio del registro fondiario; la proprietà per piani, introdotta nel 1965, sussiste solo dopo l'iscrizione. La quota sulle spese comuni non è un forfait, ma una percentuale dell'intero stabile. Il preventivo deve riportare la quota di valore, non solo il totale deliberato dall'assemblea.

Procedura per la ripartizione delle spese in proprietà per piani

Materiali e manodopera: le due voci che muovono il prezzo

Secondo l'indice dei prezzi delle costruzioni, i costi di costruzione in Svizzera hanno attraversato tre fasi. Dal 1998 al 2010 sono aumentati, poi c'è stato un decennio di stagnazione. Con la pandemia di coronavirus c'è stato un nuovo forte aumento nel 2021, calmieratosi dalla fine del 2023.

L'aumento più recente ha inciso in modo abbastanza uniforme su tutti i tipi di edifici e infrastrutture. È andato da un minimo del 17% per la costruzione di un sottopassaggio a un massimo del 23% per la realizzazione di una strada. Aumenti così omogenei indicano fattori trainanti comuni: i prezzi dei materiali da costruzione e i salari più elevati nei diversi rami del settore edile.

Sul lungo periodo le cifre aiutano a calibrare le clausole contrattuali. Dal 1998 al 2024 gli aumenti vanno dal +53% al +57% per genio civile e costruzione di strade. Le nuove case plurifamiliari costano il 42% in più. I prezzi al consumo, secondo l'Ufficio federale di statistica, nello stesso arco sono aumentati solo del 16%.

I costi di costruzione sono quindi cresciuti nettamente più del rincaro generale. Un canone di manutenzione fisso per più anni tende perciò a erodersi. Conviene ancorare l'adeguamento a un indice riconosciuto e distinguere gli interventi programmati, negoziati in anticipo, dalle riparazioni estemporanee, sulle quali il fornitore applica condizioni meno favorevoli.

I costi di costruzione si rilevano per fasi di lavoro. In alcune regioni la netta maggioranza di queste componenti risulta significativamente più costosa o più conveniente rispetto alla media nazionale.

Dal 1998 al 2024 i costi di costruzione sono aumentati del 40–60%: materiali da costruzione e salari dei rami edili sono i fattori trainanti comuni. Prezzi correnti dei materiali e tariffe orarie si chiedono al fornitore; l'adeguamento pluriennale del canone si ancora all'indice dei prezzi delle costruzioni.

Fattori trainanti del costo della manutenzione

Incremento dei costi di costruzione per tipologia d'opera (2021)

Lo stesso intervento, costi diversi: regione e momento contano

L'evoluzione dei costi non è uniforme nemmeno sul territorio. Tra il 1998 e il 2000 i costi sono aumentati allo stesso modo in tutte e sette le regioni svizzere. In seguito nella Svizzera centrale c'è stata una correzione del 10% in tre-quattro anni. Nella regione del Lago Lemano e in Ticino, invece, i costi non sono diminuiti.

Le differenze regionali non si sono appianate, ma accentuate. Nella regione del Lemano e in Ticino i costi sono praticamente aumentati del 50% rispetto a circa 35 anni fa. Nella Svizzera centrale gli aumenti, pari al 35%, sono stati i più contenuti. In alcune regioni la netta maggioranza delle componenti di costo risulta significativamente più costosa o più conveniente rispetto alla media nazionale.

Per un contratto su locali commerciali, un riferimento basato sulla media nazionale può non rappresentare l'oggetto. È il caso soprattutto del Ticino e della regione del Lemano. Durata, clausola di indicizzazione e definizione territoriale vanno impostate su dati della regione in cui si trova lo stabile. Va verificato periodicamente che il riferimento scelto non si sia discostato dall'andamento locale.

Un riferimento unico per tutta la Svizzera non esiste: la statistica dei costi distingue sette regioni. Per il Ticino e il Lemano gli aumenti sfiorano il 50%.

Il contratto deve citare la regione statistica in cui si trova lo stabile: la rilevazione dei costi ne distingue sette. Un canone agganciato alla media nazionale non rappresenta né il Ticino né il Lemano, dove gli aumenti sfiorano il +50% contro il +35% della Svizzera centrale.

Aumento dei costi di costruzione in Svizzera: confronto regionale (1998–2024)

Tasse edilizie e oneri accessori da mettere in conto

Le tasse edilizie rientrano nella competenza di cantoni e comuni. L'importo va quindi verificato sul posto prima di preventivare l'intervento.

Il contratto deve stabilire chi presenta la domanda e chi assume la tassa e gli oneri di segreteria. Deve anche indicare chi si fa carico di eventuali richieste integrative dell'autorità. Va definito come si ripartisce il rischio di un diniego o di un ritardo che blocchi il cantiere. Senza questa clausola l'onere accessorio resta facilmente in capo alla proprietà, anche quando l'istanza è presentata dal gestore della manutenzione.

Tra gli oneri accessori va messa in conto l'assicurazione cantonale stabili. Nella maggior parte dei cantoni svizzeri è obbligatorio stipularla contro i danni causati da incendio. Il contratto deve indicare chi la finanzia.

Nessuna delle due voci ha un importo unico a livello svizzero: la tassa edilizia e gli oneri di segreteria dipendono dal cantone e dal comune, il premio dell'assicurazione cantonale stabili dall'assicuratore del cantone in cui si trova lo stabile. Vanno esposti nel contratto come voci distinte, con l'indicazione di chi presenta la domanda.

La manutenzione rinviata: il costo che non figura nel preventivo

La negligenza del conduttore nel preservare lo stato dell'immobile, soprattutto per danni da propria colpa, può comportare gravi conseguenze patrimoniali per il locatore. In caso di grave violazione del dovere di diligenza, il locatore può chiedere la riparazione del danno o il risarcimento per il danno subito. Se il conduttore non ripara dopo una diffida, l'art. 257f cpv. 3 CO prevede la disdetta del contratto di locazione.

La via indicata è agire tempestivamente, con una diffida formale che solleciti il conduttore a correggere la situazione. Un contratto di manutenzione dovrebbe prevedere ispezioni periodiche con verbale e termini certi per la segnalazione dei danni da parte del conduttore e per l'esecuzione degli interventi. Dovrebbe inoltre prevedere la conservazione della documentazione fotografica e delle fatture.

Senza questo apparato, il costo della manutenzione rinviata non compare nel preventivo. Riemerge come spesa straordinaria non recuperabile.

Questo costo non si quantifica in anticipo: si evita con ispezioni periodiche verbalizzate e con la conservazione di fatture e documentazione fotografica. È su questi documenti che si calcola poi il danno da chiedere in via di risarcimento.

Manutenzione e fisco: indicazioni generali

Sul piano fiscale il trattamento delle spese di manutenzione dipende dalle regole cantonali e va verificato caso per caso, in particolare in presenza di reddito locativo.

In pratica conviene tenere separati, già nel contratto e nelle fatture, i lavori di manutenzione dagli interventi che aumentano il valore dell'immobile. Occorre descrivere l'oggetto di ogni intervento e conservare la documentazione per la dichiarazione. Per gli immobili in proprietà per piani occorre inoltre riconciliare le quote di spesa comuni deliberate dall'assemblea con le spese esposte nel contratto di manutenzione. Così si ricostruisce con chiarezza quale parte sia stata sostenuta e a quale titolo.

Per ogni voce di costo va conservato il documento corrispondente: fatture di materiali e manodopera, ricevute delle tasse edilizie e degli oneri di segreteria, costo dell'assicurazione cantonale stabili, quote deliberate dall'assemblea. È su questi documenti che si ricostruisce quanto sostenuto.