Quali costi considerare in un contratto di manutenzione per stabili commerciali?

Manutenzione ordinaria o straordinaria: chi paga cosa

In Svizzera il contratto di locazione è retto dal Codice delle obbligazioni. Oltre alla pigione, il conduttore deve mantenere l'immobile in buono stato con la necessaria manutenzione ordinaria e segnalare al locatore i danni che richiedono un intervento. Da qui parte ogni contratto di manutenzione su locali commerciali: la manutenzione ordinaria corrente è di regola a carico del conduttore e non va addebitata alla proprietà; ciò che eccede quel perimetro va invece concordato e finanziato a parte.

Il contratto deve stabilire con precisione chi contatta l'artigiano, chi autorizza la spesa e entro quale termine va segnalato il danno. Se il conduttore non adempie con diligenza, il locatore può chiedere la riparazione del danno o un risarcimento; se il conduttore persiste dopo una diffida, l'art. 257f cpv. 3 CO consente la disdetta. Un contratto che non ripartisce chiaramente segnalazioni e interventi lascia al locatore l'onere di rincorrere il conduttore, con il rischio di dover ricorrere alla diffida formale per lavori che sarebbero dovuti rientrare nella gestione ordinaria.

Stabili in proprietà per piani: la chiave di ripartizione delle spese

Se i locali commerciali si trovano in un edificio in proprietà per piani (art. 712a e segg. CC), la manutenzione non si esaurisce nel rapporto tra locatore e conduttore: entrano in gioco le spese comuni dell'edificio. Le proprietarie e i proprietari per piani rispondono non solo delle parti a uso esclusivo, ma anche di quelle comuni; gli oneri relativi a queste ultime vanno ripartiti tra i comproprietari. Anche un locale a uso esclusivo genera quindi costi condivisi, che si sommano a quelli interni.

La quota di valore — la quota dell'intero stabile fissata nell'atto costitutivo — determina di norma, salvo diverso regolamento della comunione, anche la quota di partecipazione alle spese comuni. Prima di firmare un contratto di manutenzione occorre procurarsi regolamento e tabella delle quote, verificare quali interventi siano già stati deliberati dall'assemblea e come siano finanziati, e stabilire nel contratto come le prestazioni pattuite si coordinino con le decisioni della comunione, per evitare di pagare due volte lo stesso intervento: una come quota condominiale, una come canone di manutenzione.

Materiali e manodopera: le due voci che muovono il prezzo

Secondo l'indice dei prezzi delle costruzioni, i costi di costruzione in Svizzera hanno attraversato tre fasi: aumenti dal 1998 al 2010, un decennio di stagnazione e, con la pandemia di coronavirus, un nuovo forte aumento nel 2021, calmieratosi dalla fine del 2023. L'aumento più recente ha inciso in modo abbastanza uniforme su tutti i tipi di edifici e infrastrutture, da un minimo del 17% per la costruzione di un sottopassaggio a un massimo del 23% per la realizzazione di una strada. Aumenti così omogenei indicano fattori trainanti comuni: i prezzi dei materiali da costruzione e i salari più elevati nei diversi rami del settore edile.

Sul lungo periodo le cifre aiutano a calibrare le clausole contrattuali: dal 1998 al 2024 gli aumenti vanno dal +53% al +57% per genio civile e costruzione di strade, mentre le nuove case plurifamiliari costano il 42% in più; i prezzi al consumo, secondo l'Ufficio federale di statistica, nello stesso arco sono aumentati solo del 16%. I costi di costruzione sono quindi cresciuti nettamente più del rincaro generale. Un canone di manutenzione fisso per più anni tende perciò a erodersi: conviene ancorare l'adeguamento a un indice riconosciuto e distinguere gli interventi programmati, negoziati in anticipo, dalle riparazioni estemporanee, sulle quali il fornitore applica condizioni meno favorevoli.

Aumento dei costi di costruzione in Svizzera (1998–2024)

Lo stesso intervento, costi diversi: regione e momento contano

L'evoluzione dei costi non è uniforme nemmeno sul territorio. Tra il 1998 e il 2000 i costi sono aumentati allo stesso modo in tutte e sette le regioni svizzere; in seguito nella Svizzera centrale c'è stata una correzione del 10% in tre-quattro anni, mentre nella regione del Lago Lemano e in Ticino i costi non sono diminuiti. Le differenze regionali non si sono appianate, ma accentuate: nella regione del Lemano e in Ticino i costi sono praticamente aumentati del 50% rispetto a circa 35 anni fa, mentre nella Svizzera centrale gli aumenti, pari al 35%, sono stati i più contenuti. In alcune regioni la netta maggioranza delle componenti di costo risulta significativamente più costosa o più conveniente rispetto alla media nazionale.

Per un contratto su locali commerciali un riferimento basato sulla media nazionale può quindi non rappresentare l'oggetto, in particolare in Ticino e nella regione del Lemano. Durata, clausola di indicizzazione e definizione territoriale del contratto vanno impostate su dati della regione in cui si trova lo stabile, verificando periodicamente che il riferimento scelto non si sia discostato dall'andamento locale.

Differenze regionali nei costi di manutenzione (1998–2024)

Vantaggi e rischi di un contratto di manutenzione fissato su base nazionale

Tasse edilizie e oneri accessori da mettere in conto

Un'analisi comparata del Sorvegliante dei prezzi sulle tasse edilizie ha rilevato grandi differenze tra le località confrontate. Poiché la competenza è di cantoni e comuni, l'importo va verificato sul posto prima di preventivare l'intervento.

Il contratto deve stabilire chi presenta la domanda, chi assume la tassa e gli oneri di segreteria, chi si fa carico di eventuali richieste integrative dell'autorità e come si ripartisce il rischio di un diniego o di un ritardo che blocchi il cantiere. Senza questa clausola l'onere accessorio resta facilmente in capo alla proprietà, anche quando l'istanza è presentata dal gestore della manutenzione.

La manutenzione rinviata: il costo che non figura nel preventivo

La negligenza del conduttore nel preservare lo stato dell'immobile, soprattutto in caso di danni da propria colpa, può comportare gravi conseguenze patrimoniali per il locatore. In caso di grave violazione del dovere di diligenza, il locatore può chiedere la riparazione del danno o il risarcimento per il danno subito; se il conduttore non ripara dopo una diffida, l'art. 257f cpv. 3 CO prevede la disdetta del contratto di locazione. La via indicata è agire tempestivamente, con una diffida formale che solleciti il conduttore a correggere la situazione.

Un contratto di manutenzione dovrebbe perciò prevedere ispezioni periodiche con verbale, termini certi per la segnalazione dei danni da parte del conduttore e per l'esecuzione degli interventi, e la conservazione della documentazione fotografica e delle fatture. Senza questo apparato, il costo della manutenzione rinviata non compare nel preventivo ma riemerge come spesa straordinaria non recuperabile.

Procedure da seguire in caso di violazione della manutenzione

Spese di manutenzione e fisco: cosa si può portare in deduzione

Sul piano fiscale le spese di manutenzione sono considerate costi per il conseguimento del reddito ("Gewinnungskosten") e presuppongono quindi l'esistenza di proventi. È la qualificazione adottata dalla Circolare n. 7/2023 del 1° aprile 2023 dell'Amministrazione cantonale ticinese in materia di deduzioni sui proventi della sostanza immobiliare privata: la deduzione vive quindi in parallelo al reddito locativo dell'immobile e va verificata sul caso concreto, anche perché il trattamento può variare da cantone a cantone.

In pratica conviene tenere separati, già nel contratto e nelle fatture, i lavori di manutenzione dagli interventi che aumentano il valore dell'immobile, descrivere l'oggetto di ogni intervento e conservare la documentazione per la dichiarazione. Per gli immobili in proprietà per piani occorre inoltre riconciliare le quote di spesa comuni deliberate dall'assemblea con le spese esposte nel contratto di manutenzione, così da ricostruire con chiarezza quale parte sia stata sostenuta e a quale titolo.

Riferimenti fiscali per deduzioni su proventi immobiliari