Reinigung und Unterhalt von Gewerbeimmobilien: Verträge, Standards und Kontrollen

Eine Gewerbeimmobilie wird nach anderen Logiken bewirtschaftet als ein Wohnhaus

In einem Wohngebäude fällt der Auftraggeber für Reinigung und Unterhalt in der Regel mit den Bewohnern zusammen. In einer Gewerbeimmobilie ist das fast nie der Fall: Eigentümer, Immobilienverwalter, Mieter und Endnutzer haben unterschiedliche Interessen, Zeitpläne und Verantwortlichkeiten.

Zu den zu betreuenden Flächen gehören nicht nur die geschlossenen Räume, sondern auch Eingangshallen, Treppenhäuser, Lifts, Fassaden, Fenster, Aussenbereiche, Parkplätze und Technikräume. Die Arbeiten müssen sich in die Betriebszeiten einfügen, ohne den Geschäftsbetrieb, den Publikumsverkehr oder die Sicherheit der anwesenden Personen zu stören.

Reinigung und Unterhalt sollten daher nicht als zwei separate Kostenpunkte betrachtet werden, sondern als ein einheitliches System zur Betreuung der Immobilie. Wer eine Eingangshalle reinigt, bemerkt oft als Erster eine ausgefallene Lampe, eine undichte Dichtung oder einen sich verschlechternden Bodenbelag; wer an einer Anlage eingreift, muss sich mit jenen abstimmen, die danach die Sauberkeit wiederherstellen müssen. Eine Trennung der beiden Bereiche führt zu Informationsverlust und vervielfacht die Zugriffe.

Das SECO weist darauf hin, dass die Arbeitsumgebung – Gebäude, Beleuchtung, Klima, Akustik – die Gesundheit, das Wohlbefinden und die Leistung der Mitarbeitenden beeinflusst. Reinigung und Unterhalt sind keine Nebendienstleistungen, sondern Faktoren, die die Qualität der Arbeitsumgebung bestimmen.

Für die Einrichtung des Managements müssen nacheinander drei Fragen beantwortet werden: Was muss getan werden, wer führt es aus und wie wird überprüft, ob es auf dem vereinbarten Niveau erledigt wurde? Die folgenden Abschnitte folgen dieser Reihenfolge.

Die typische Skala ist multi-site. Seit Februar 2024 ist die Unterhaltsreinigung von drei Produktionsstandorten und 17 Logistikstandorten in der Schweiz der Honegger SA anvertraut, die im Land über 23 Standorte verfügt. Ein einzelner Anbieter, viele Adressen: Die Logistik der Zugänge ist ebenso wichtig wie der Preis.

Verfahren für das integrierte Management von Reinigung und Unterhalt in Gewerbeimmobilien

Leistungsniveaus vor der Preisverhandlung definieren

Der Ausgangspunkt ist das Lastenheft (Leistungsbeschreibung). Eine gut erstellte Reinigungsbeschreibung unterscheidet zwischen täglicher und ausserordentlicher Reinigung: Erstere deckt die wiederkehrenden Arbeiten im täglichen Betrieb ab, letztere periodische oder aussergewöhnliche Eingriffe.

Im Ausschreibungsreglement LCPubb des Kantons Tessin ist die Unterscheidung explizit: Position 853 lautet «Unterhalt und Reinigung», daneben steht der Winterdienst.

Der zweite Schritt ist die Klassifizierung von Flächen und Leistungen nach Kategorien: Nicht alle Bereiche benötigen die gleiche Behandlung, und ein Lastenheft, das sie undifferenziert zusammenfasst, macht sowohl die Offertstellung als auch die Kontrolle unmöglich. Es empfiehlt sich, die Bereiche nach Typ aufzulisten (Büros, Eingangshallen, Sanitäranlagen, Treppen, Lager, Glasflächen, Fassaden, Parkplätze), jedem Bereich eine Frequenz und ein zeitliches Ausführungsfenster zuzuordnen und das erwartete Niveau anzugeben.

Ein ausgereiftes Lastenheft kann neben der Beschreibung der Arbeiten auch Qualitätskriterien enthalten: Es kann die Anforderungen an die verwendeten Produkte angeben und die Elemente nennen, die bei der Bewertung des Anbieters zu berücksichtigen sind.

Vorab definierte Qualitätskriterien machen die Offerten auf homogener Basis vergleichbar: Ohne sie reduziert sich die Ausschreibung auf einen Preisvergleich, der unterschiedliche Leistungen impliziert.

Wo interne Qualitätskriterien fehlen, kann auf externe Bewertungen zurückgegriffen werden. Die Abteilung Facility Management von Honegger erzielte in der Nachhaltigkeitsbewertung EcoVadis 2026 80 von 100 Punkten und gehört damit zu den besten 6 Prozent der weltweit bewerteten Unternehmen.

Schliesslich sollte das Lastenheft angeben, wie nicht vorgesehene Varianten und Zusatzleistungen zu handhaben sind. In einer Gewerbeimmobilie ändern sich die Bedürfnisse: Ein Mieter kommt hinzu, die Nutzung eines Raumes ändert sich, es wird eine Veranstaltung organisiert. Wenn die Verfahren für diese Situationen bereits im Lastenheft vorgesehen sind, wird vermieden, dass jede Änderung zu einer separaten Verhandlung wird.

Hygiene der Räume und Anforderungen an die Arbeitsumgebung in der Schweiz

In der Schweiz sind die Anforderungen an Arbeitsräume in den Verordnungen zum Arbeitsgesetz geregelt. Das SECO fasst die besonderen gesundheitlichen Schutzanforderungen bezüglich der Arbeitsumgebung zusammen; es ist der Kommentar zu den Verordnungen 3 und 4 (ArGV 3 und ArGV 4), der die detailliertesten Angaben zu den Anforderungen an das Gebäude und die einzelnen Räume enthält.

Die ArGV 3 gliedern das Thema nach Punkten: Art. 11 Bauweise, Art. 12 Luftvolumen, Art. 13 Decken und Wände, Art. 14 Böden, Art. 15 Beleuchtung, Art. 16 Raumklima, Art. 17 Lüftung, Art. 18 Luftverunreinigungen, Art. 20 Sonnen- und Wärmestrahlung, Art. 21 Arbeit in unbeheizten Räumen oder im Freien, Art. 22 Lärm und Vibrationen.

Was die Beleuchtung betrifft, müssen Arbeitsplätze in Räumen mit Tageslicht eingerichtet sein und über eine ergänzende künstliche Beleuchtung verfügen; feste Arbeitsplätze müssen Ausblick ins Freie haben, und die Einrichtung von Räumen ohne natürliches Licht bedarf einer Bewilligung. Massgebend ist Artikel 15 ArGV 3 mit dem entsprechenden Anhang. Die Reinigung spielt hier eine direkte Rolle: Eine nicht gepflegte Glasfläche reduziert das verfügbare Tageslicht und damit die Qualität der Umgebung für die Arbeitenden.

Was die Lüftung betrifft, müssen alle Arbeitsräume natürlich oder künstlich ausreichend und ihrer Nutzung entsprechend belüftet werden; Luft, die Gase, Dämpfe, Nebel, Rauch, Staub oder ähnliche Stoffe enthält, muss wirksam und möglichst nahe an der Verschmutzungsquelle abgesaugt werden. Dies sind die Inhalte der Artikel 17 und 18 ArGV 3. Auch der Unterhalt und die Reinigung von Kanälen, Gittern und Filtern beeinflussen das Ergebnis.

Die Hinweise des SECO betreffen zudem das Raumklima, den Schutz vor übermässiger Hitze und Sonnenstrahlung, den Kälteschutz in unbeheizten Räumen oder im Freien, die Bekämpfung von Lärm und Vibrationen sowie die Eigenschaften von Decken, Wänden und Böden. Auf das Klima nimmt Artikel 16 ArGV 3 Bezug, auf die Sonnen- und Wärmestrahlung Artikel 20, auf die Kälte Artikel 21, auf Lärm und Vibrationen Artikel 22. Diese Elemente werden als Zustand des Gebäudeunterhalts wahrgenommen: Ein abgenutzter Boden, ein fleckiger Deckenbelag oder eine vernachlässigte Fassade sind nicht nur ein ästhetisches Problem, sondern tragen dazu bei, das Wohlbefinden und die Leistung der im Gebäude arbeitenden Personen zu bestimmen.

Für eine technische Beratung zu Problemen im Zusammenhang mit der Arbeitsumgebung verweist das SECO an die Arbeitshygieniker, mit der Liste der Mitglieder der Schweizerischen Gesellschaft für Arbeitshygiene (SGAH), die Dienstleistungen anbieten. Beim Passivrauchen ist das Bundesamt für Gesundheit (BAG) die Referenzstelle.

Schritte für ein effektives Management der Arbeitsumgebung in Gewerbeimmobilien

Der Vertrag: Umfang, Zeiten, Materialien, Ersatz

Der Reinigungs- und Unterhaltsvertrag setzt das Lastenheft in ein kontinuierliches Verhältnis um. Er muss mindestens enthalten: präzisen Leistungsumfang mit Grundrissen und Referenzflächen; Periodizität und Frequenzen für jeden Bereich; erlaubte Zugänge und Zeitfenster, in denen gearbeitet werden kann; Angabe, wer Maschinen, Werkzeuge und Produkte bereitstellt; Art der Abfallbewirtschaftung und -entsorgung; Verfahren zum Ersatz des abwesenden Personals; Dauer, Bedingungen für die Verlängerung und Kriterien für die Anpassung von Preisen und Leistungen.

Grundrisse und Flächen dienen nicht nur zur Berechnung der Offerten, sondern auch zur Lösung späterer Streitigkeiten: Ohne eine gemeinsame Referenzbasis ist jede Diskussion über das «war nicht vorgesehen» schwer abzuschliessen. Ebenso wichtig ist es zu definieren, wer was bereitstellt: Wenn der Auftraggeber die Produkte liefert, ändern sich die Haftungsregelung und die Vergleichbarkeit der Offerten.

Vor der Unterzeichnung lohnt es sich, die Anforderungen an den Anbieter zu prüfen. In der Schweiz ist für die meisten Reinigungsdienste keine spezielle Bewilligung erforderlich; je nach Einsatzbereich kann es jedoch spezifische Bewilligungen geben, daher ist von Fall zu Fall zu klären, welche auf die betreffende Immobilie zutreffen.

Ein oft unterschätztes Thema ist der branchenspezifische Gesamtarbeitsvertrag (GAV). Im Tessin gilt der GAV für das Personal von Reinigungs- und Facility-Service-Unternehmen im gesamten Kantonsgebiet: Laufzeit vom 3. Februar 2025 bis 31. Dezember 2025, allgemeine Verbindlichkeit vom 1. März 2025 bis 31. Dezember 2025.

Die für allgemein verbindlich erklärten Bestimmungen gelten für alle Arbeitgeber mit Unternehmen oder Unternehmensteilen, die in den Anwendungsbereich fallen. Sie binden nicht nur die Unternehmen, die freiwillig beigetreten sind.

Artikel 2.1 grenzt den betrieblichen Anwendungsbereich ein: Unternehmen oder Unternehmensteile, die im Tessin tätig sind und gewöhnliche und unterhaltende Reinigungen, Unterhaltsreinigungen, Spezialreinigungen und Spitalreinigungen innerhalb und ausserhalb von Gebäuden sowie auf Transportmitteln durchführen. Artikel 2.2 erweitert die Anwendung auf das gesamte Personal, einschliesslich Lernender, und schliesst Mitarbeitende mit ausschliesslich leitenden Funktionen sowie junge Hilfskräfte aus, die während der Schulferien bis zum vollendeten 18. Lebensjahr eingestellt werden.

Der GAV wurde mehrfach angepasst: Die Mindestlöhne wurden per 1. Januar 2025 geändert und die Erklärung der allgemeinen Verbindlichkeit per 1. März 2025. Wer die Dienstleistung einkauft, sollte prüfen, ob der Anbieter diese Bedingungen tatsächlich anwendet. Nicht konforme Löhne und Arbeitszeiten spiegeln sich in der Kontinuität und Qualität der Leistung wider.

In der Deutschschweiz ist der Reinigungs-GAV für Unternehmen verbindlich, die mehr als fünf Mitarbeitende beschäftigen. Die wichtigsten Lohn- und Arbeitsbedingungen gelten auch für kleinere Unternehmen und Teilzeitpersonal.

Die Mindestlöhne 2026: gewöhnliche Reinigung CHF 21.40 pro Stunde, 22.90 mit der im GAV vorgesehenen Ausbildung; Spezialreinigung 23.40 und 24.90; Spitalreinigung 21.85 und 23.35; Fahrzeugreinigung 23.20 und 24.70. Eine Reinigungsfachkraft mit EBA startet bei CHF 4200 pro Monat, mit FA bei CHF 4700.

Zu diesen Beträgen kommen 8,33 Prozent für die Ferien, 1,5 bis 3,1 Prozent für die Feiertage und 8,33 Prozent für den 13. Monatslohn. Seit der Einführung des GAV im Jahr 2004 sind die Mindestlöhne in der Reinigung in der Deutschschweiz um mehr als 35 Prozent gestiegen.

Der GAV sieht zudem 9 bezahlte Feiertage vor, 4 Wochen Ferien ab 21 Jahren und 5 Wochen bis 20 Jahre und ab 50 Jahren mit mindestens 5 Dienstjahren, den 13. Monatslohn nach drei Monaten und das Krankentaggeld ab dem dritten Tag.

Die tatsächliche Arbeitszeit muss erfasst und bezahlt werden: Vereinbarungen, die eine festgelegte Zeit für jeden Raum oder jedes Gebäude festlegen, sind nicht zulässig. Bezahlt werden Zeit und Reisekosten zum Einsatzort, nicht der Weg von zu Hause; das Mittagsgeld beträgt 16 Franken pro Tag.

Wesentliche Elemente, die im Reinigungs- und Unterhaltsvertrag enthalten sein müssen

Wer die Arbeiten ausführt: Ausbildung, Sicherheit, Schichtplanung

In der Schweiz ist das Referenzprofil dasjenige der Reinigungsfachperson mit eidgenössischem Berufsattest (EBA). Die Ausbildung dauert zwei Jahre und bereitet darauf vor, Gebäude wie Büros, Wohnungen, Einkaufszentren, Spitäler und Flughäfen sowie Transportmittel wie Züge, Busse und Schiffe zu reinigen.

Der Beruf zählt 231 Lehrbetriebe und 18 Lehrstellen: eine messbare Rekrutierungsbasis für diejenigen, die die Schichten abdecken müssen.

Die Kompetenzen gehen über die gängige Vorstellung von «saubermachen» hinaus.

Sie umfassen: Ausrüstungen, Maschinen, Materialien und Reinigungsmittel gemäss den erhaltenen Anweisungen vorbereiten; die Fristen festlegen, innerhalb derer die Arbeiten abgeschlossen werden müssen; Methode und Produkte, die für verschiedene Materialien geeignet sind, in Absprache mit der vorgesetzten Person wählen, zum Beispiel ein spezifisches Reinigungsmittel für Holz- oder Steinböden.

Sie umfassen zudem: Reinigen von Fassaden, Fenstern, Wänden, Decken, Böden, Möbeln und sanitären Anlagen; Behandeln von Böden und Wänden mit Wachs, Imprägniermitteln oder Ölen; Warten der Maschinen; Kontrollieren von Beständen und Bestellungen; Entsorgen von Abfällen unter Einhaltung der Umweltschutzvorschriften.

Das Profil beinhaltet die Sicherheit. Für einige Tätigkeiten werden Chemikalien verwendet, daher sind die vorgesehenen Sicherheitsmassnahmen und gesetzlichen Vorschriften einzuhalten und Schutzausrüstungen wie Handschuhe oder Masken zu tragen.

Zum Profil gehört auch die Hilfe beim Aufbau von Gerüsten und Hebevorrichtungen, um bestimmte Oberflächen oder Bereiche zu erreichen, unter Einhaltung der Sicherheitsnormen. Das SECO verweist in seinen Rechtsgrundlagen, Abschnitt 6, genau auf die persönliche Schutzausrüstung und die Arbeitskleidung, wenn technische oder organisatorische Massnahmen nicht ausreichen.

Die Reinigungsfachpersonen arbeiten allein oder in kleinen Gruppen unter der Verantwortung der technischen Operateure. Viele sind bei Reinigungsfirmen angestellt, andere arbeiten selbstständig.

Dies hat direkte Auswirkungen auf die Planung. Die Arbeit kann einige Abende oder Wochenenden umfassen, und die Fachkräfte wechseln häufig je nach Auftrag.

Wer eine Gewerbeimmobilie verwaltet, muss damit rechnen, dass Eingriffe in Eingangshallen, Glasflächen und Gemeinschaftsbereichen oft ausserhalb der Betriebszeiten erfolgen, mit Auswirkungen auf Kosten, Überwachung und Zugänge.

Auch die kontinuierliche Weiterbildung ist wichtig: Neue Materialien, Produkte und Ausrüstungen erfordern wiederkehrende Schulungen. Gut ausgebildetes Personal ist auf dem Arbeitsmarkt sehr gefragt – ein Aspekt, der bei der Stabilität der der Immobilie zugeteilten Teams zu berücksichtigen ist.

Reinigung und technischen Unterhalt in den gesamten Lebenszyklus integrieren

Der technische Unterhalt einer Gewerbeimmobilie ist unter dem Gesichtspunkt des Facility Managements zu sehen, also der koordinierten Verwaltung der Dienstleistungen, die das Gebäude im Laufe der Zeit funktionsfähig halten. Dazu gehören verschiedene, aber miteinander verbundene Aktivitäten: Betrieb und Analyse von Störungen, Wartung und Inspektion, Reparatur, Beschaffung, Energiekontrolle und Optimierung der Betriebsleistung.

Viele dieser Aktivitäten stützen sich gegenseitig. Eine regelmässige Energiekontrolle, eine periodische Inspektion der Anlagen und eine rechtzeitige Reparatur kleinerer Mängel verringern die Wahrscheinlichkeit grösserer Ausfälle und verlängern die Nutzungsdauer der Komponenten. Das Facility Management arbeitet am Ausgleich widersprüchlicher Bedürfnisse: Werterhalt der Immobilie und Energieeffizienz, mit dem Ziel, den Nutzern einen Aufenthalt von hoher Qualität und die Verfügbarkeit effizienter technischer Anlagen zu gewährleisten.

Der wirtschaftliche Vorteil bleibt nicht bei einer einzigen Partei. Eine gut unterhaltene Immobilie mit korrekt eingestellten Anlagen erzeugt geringere Betriebs- und somit Nutzungskosten, sowohl für die Mieter als auch für die Eigentümer. Hier hören Reinigung und Unterhalt auf, zwei separate Ausgabenposten zu sein, und werden zu einem einheitlichen System zur Verwaltung des Lebenszyklus des Gebäudes.

Damit das System funktioniert, ist dokumentarische Kontinuität erforderlich: Wissen, wann eine Komponente installiert wurde, welche Eingriffe sie erhalten hat, welche Anomalien wiederkehrend sind. Dies ist die Information, die es ermöglicht, von einer reaktiven Wartung, die nach dem Ausfall eingreift, zu einer geplanten Wartung überzugehen, die vorher eingreift.

Wie überprüft wird, ob das vereinbarte Niveau tatsächlich eingehalten wird

Ein Vertrag ohne Kontrollen reguliert sich selbst nach unten: Wenn niemand überprüft, tendiert die Leistung im Laufe der Zeit zum wahrgenommenen akzeptablen Minimum. Daher ist ein explizites Überprüfungssystem erforderlich, das vor Beginn der Dienstleistung vereinbart und beiden Parteien bekannt ist.

Das Basisinstrument ist die Stichprobeninspektion mit Bewertungsraster. Im Voraus werden die zu inspizierenden Bereiche, die Bewertungskriterien und die Punkteskala definiert und die Häufigkeit der Inspektionen festgelegt. Die Ergebnisse werden in schriftlichen und fotografischen Protokollen dokumentiert, die zur objektiven Grundlage des periodischen Vergleichs zwischen Auftraggeber und Anbieter werden.

Neben den Inspektionen sollten gemeinsame Key Performance Indicators (KPIs) festgelegt werden, also vereinbarte Massnahmen, die das Serviceniveau im Zeitverlauf vergleichbar beschreiben. Im professionellen Immobilienmanagement werden systematisch digitale Instrumente entlang der gesamten Wertschöpfungskette eingesetzt: Sie ermöglichen präzise Kontrollen und Transparenz aller Gebäudedaten und erlauben auf der Grundlage der Bewertung der KPIs zu überprüfen, ob die Leistungen den Erwartungen entsprechen.

Das Reporting muss an alle interessierten Parteien – Auftraggeber, Eigentümer und Verwalter – mit einer definierten Periodizität gerichtet sein, damit das Bild geteilt bleibt. Anschliessend ist ein Verfahren zur Meldung und Korrektur von Mängeln vorzusehen, mit unterschiedlichen maximalen Interventionszeiten je nach Schweregrad: Ein Mangel, der die Sicherheit oder den Betrieb beeinträchtigt, kann nicht die gleiche Lösungszeit haben wie ein ästhetischer Makel.

Das Kontrollsystem dient auch dem Anbieter. Eine dokumentierte und regelmässige Rückmeldung ermöglicht es, die Organisation zu korrigieren, das Personal zu motivieren und eventuelle Preisanpassungen mit Daten statt mit Eindrücken zu begründen.

Die Überprüfung hat auch eine paritätische Dimension. Im Tessin sind die gesamten Einnahmen der paritätischen Kommission (PK) für die Durchführung und Anwendung des GAV bestimmt, einschliesslich der Organisation und Durchführung der Kontrollen; der Vertrag regelt zudem paritätische Organe, Rekursinstanz und Folgen bei Vertragsverletzung.

Auf der Seite des Anbieters gibt es vergleichbare externe Referenzen, wie die EcoVadis-Nachhaltigkeitsbewertung: Die Abteilung Facility Management von Honegger erzielte 2026 80 von 100 Punkten und gehört damit zu den besten 6 Prozent der weltweit bewerteten Unternehmen.

Kritische Bereiche und Umgebungen mit kontrollierter Kontamination

Es gibt Umgebungen, in denen die gewöhnliche Reinigung nicht ausreicht und ein spezifisches Protokoll erforderlich ist: Reinräume, Räume mit hohen hygienischen Anforderungen, sensible Produktionsbereiche. Hier zählt nicht nur das visuelle Ergebnis, sondern die Reihenfolge, in der die Arbeit ausgeführt wird, und die Art und Weise, wie die operative Person die Umgebung betritt.

Ein konkretes Beispiel ist die Vorbereitung der operativen Person vor dem Eintritt. Es sind Gesten, die geringfügig erscheinen, aber das Ergebnis des Eingriffs bestimmen: Ein Fehler in der Sequenz kann die Wirkung der nachfolgenden Reinigung zunichtemachen.

Für den Auftraggeber bedeutet dies vertraglich festzulegende Implikationen: Schriftliche Protokolle, die die Reihenfolge der Operationen und die Zugangsmodalitäten beschreiben; spezifische Schulung für das in diesen Bereichen eingesetzte Personal, unterschieden von der für gewöhnliche Flächen vorgesehenen; längere Ausführungszeiten, da das Verfahren komplexer ist; andere Kosten im Vergleich zur Reinigung von Büros oder Gemeinschaftsbereichen.

Hier gilt insbesondere Abschnitt 6 der vom SECO herangezogenen Rechtsgrundlagen: Wenn technische oder organisatorische Massnahmen nicht ausreichen, erfolgt der Schutz durch persönliche Ausrüstungen und Arbeitskleidung.

Ausserdem empfiehlt es sich, im Voraus zu definieren, wer die Einhaltung des Protokolls überprüft und mit welcher Häufigkeit: In diesen Umgebungen hat eine improvisierte oder sporadische Kontrolle wenig Wert, da die Konformität mit wiederholten Aufzeichnungen im Zeitverlauf nachgewiesen werden muss.

Das allgemeine Prinzip bleibt gültig: Zuerst wird das erforderliche Leistungsniveau definiert, dann wird gewählt, wer es ausführt, und schliesslich wird festgelegt, wie es gemessen wird. Dies ist die einzige Reihenfolge, die den Vergleich der Offerten sinnvoll und die Kontrolle effektiv macht.