Quels critères utiliser pour comparer les prestataires de maintenance d'installations en Suisse

Du devis au critère : construire une grille d'évaluation vérifiable

Une grille de comparaison ne fonctionne que si chaque élément renvoie à un document livrable : copie des certificats de système indiquant l'organisme émetteur et le champ d'application, liste du personnel avec leurs qualifications respectives, description des prestations à confier.

Les certifications ISO font partie des services d'évaluation et de certification proposés en Suisse par des organismes tels que SQS, qui couvre les normes ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 et ISO/IEC 27001. Elles doivent être vérifiées auprès de ceux qui les ont délivrées et non simplement déclarées dans le devis.

Cinq familles de critères à couvrir : certifications de système ; qualifications du personnel technique ; gestion des données d'exploitation et des accès à distance ; étendue des prestations et standards de qualité dans le cahier des charges ; intégration de l'efficacité énergétique et de la décarbonisation.

Faites répondre tous les candidats sur la base du même cahier des charges et avec la même répartition des postes. Précisez ce qui reste à votre charge et ce qui est inclus : main-d'œuvre, pièces de rechange, heures supplémentaires, délais d'attente, documentation des interventions. Sans cette base commune, les devis ne sont pas comparables, quel que soit le prix.

Critères de comparaison pour les prestataires de maintenance d'installations en Suisse

Procédure de sélection et d'évaluation du prestataire

Priorité des critères dans le choix du prestataire

Certifications de système : ce qu'attestent réellement les normes ISO 9001, 14001 et 45001

L'ISO 9001 concerne la gestion de la qualité. L'ISO 14001, selon SQS, couvre la gestion environnementale et regroupe des processus qui promeuvent une attitude responsable envers l'environnement. L'ISO 45001 concerne la santé et la sécurité au travail : elle contrôle les processus liés à la sécurité au travail et à la protection de la santé. Un audit annuel offre une perspective externe.

Le certificat atteste des processus et de l'organisation, pas la qualité d'une intervention individuelle. Avant de le compter comme un point avantageux, lisez le champ d'application et les sites couverts. Vérifiez que la maintenance objet du contrat entre bien dans le cadre de la certification.

Pour les PME, il existe également un standard de durabilité développé par SQS, le Sustainability Performance Standard (SPS), conçu spécifiquement pour ces entreprises. Si vous avez des exigences de durabilité à satisfaire envers le maître d'ouvrage, évaluez s'il est plus pertinent qu'une certification environnementale traditionnelle.

Références normatives et standards suisses

Les qualifications du personnel technique pèsent plus que l'effectif déclaré

Pour les installations sanitaires et les réseaux de distribution, la référence est l'attestation professionnelle de sanitaire. Les directives publiées par la SVGW complètent le règlement d'examen pour l'examen professionnel de sanitaire et en définissent le contenu. Demandez quels collaborateurs la possèdent et en quelle année ils l'ont obtenue.

Le nombre d'employés ne dit rien sur la couverture des compétences dont vous avez besoin. Remplacez-le par la liste nominative des collaborateurs habilités pour les activités de votre installation et par l'indication de la personne responsable en cas de panne hors heures ouvrables.

Intégrez la formation continue dans le contrat. Toute personne intervenant sur certains appareils doit avoir suivi la mise à jour correspondante. Le prestataire doit pouvoir le démontrer sur demande pendant toute la durée du contrat.

Accès à distance et données d'exploitation : quand la sécurité de l'information entre en jeu

La sécurité de l'information devient un critère discriminant lorsque le contrat inclut la télémesure, le diagnostic à distance ou l'échange continu de données d'exploitation. La référence est l'ISO/IEC 27001, qui concerne la gestion des technologies de l'information. SQS la présente comme l'outil qui donne des structures et des processus bien définis pour se protéger contre les dangers numériques actuels et futurs.

Lors de la sélection, demandez trois choses concrètes. Premièrement : quelles données sortent de l'installation et où sont-elles stockées. Deuxièmement : qui, côté prestataire, peut y accéder à distance et avec quelle procédure d'authentification. Troisièmement : comment les accès sont révoqués à la fin du contrat ou en cas de changement de prestataire.

Si l'accès à distance est occasionnel, le poids du critère reste limité. Si la maintenance repose durablement sur des données transmises, un prestataire sans processus documentés pour la sécurité de l'information doit être évalué sur ce point au même niveau que ses compétences techniques.

Étendue des prestations et standards de qualité : ce que doit contenir le cahier des charges

Le cahier des charges traduit vos besoins en prestations mesurables. Les bonnes pratiques suisses de maintenance des dispositifs médicaux indiquées par Swissmedic partent de deux éléments valables aussi pour les installations techniques : les exigences de l'institution en matière de qualité et une description précise de l'étendue des prestations.

D'où les postes à fixer : quelles installations et quels composants sont couverts ; ce qu'on entend par intervention clôturée ; qui rédige le rapport d'intervention et avec quel contenu ; comment les demandes urgentes sont gérées par rapport aux demandes programmées.

Si l'installation relève d'une procédure d'impact environnemental, rappelez dans le cahier des charges les prescriptions applicables avant de demander les devis. L'OFEV publie à cet effet un manuel qui sert d'aide à l'exécution élaborée en tant qu'autorité de surveillance.

Efficacité énergétique et décarbonisation : le critère qui fait la différence

Un prestataire qui associe à la maintenance des interventions d'efficacité énergétique agit sur les coûts d'exploitation, pas seulement sur les coûts de réparation. SuisseEnergie propose des conseils avec des expertes et experts dans toute la Suisse pour des projets d'efficacité énergétique et de décarbonisation. Elle présente le cas de Terrani SA comme exemple pour les PME : moins de coûts, plus d'efficacité énergétique et une compétitivité accrue.

Demandez au prestataire d'indiquer dans l'offre quelles mesures d'efficacité il propose pour vos installations et comment il compte en documenter l'effet dans le temps. La loi fédérale publiée dans le RO 2024 679 prévoit que les fournisseurs d'électricité réalisent les objectifs au moyen de mesures visant à améliorer l'efficacité énergétique appliquées aux appareils, installations et véhicules.

Postes à comparer entre les offres : optimisation des réglages ; remplacement des composants en fin de vie par des alternatives plus efficaces ; relevé périodique des consommations comme base pour les interventions suivantes ; indication de la personne chez le prestataire disposant des compétences pour les proposer.